Home / Travel management / Ook vergeten medicijnen vallen onder duty of care

Ook vergeten medicijnen vallen onder duty of care

Ook vergeten medicijnen vallen onder duty of care

Travel managers kijken te weinig naar ‘kleine’ problemen van zakenreizigers wanneer ze hun duty of care toepassen. Dit was de uitkomst van een forum op de Business Travel Show, deze week in Londen.

Grote zaken als natuurrampen, criminaliteit en verkeersongelukken staan voor travel managers bovenaan in de lijst van duty of care. Maar wat als de zakenreiziger haar of zijn medicijnen is vergeten, of tijdens de reis het paspoort kwijtraakt? Vervelende kwesties waar travel managers meestal niet aan denken. Emma Maslen, de managing director van SAP Concur in de UK en Ierland zei dat er ‘veel grijze gebieden’ zijn die niet meteen naar voren komen bij duty of care.

Het begint al met de juiste reispapieren en visa. Soms zijn die niet op orde, of de regels blijken na aankomst toch weer anders te zijn en de zakenreiziger moet zich dan zelf redden. In sommige landen moet een vertrekbelasting worden betaald; als dat niet is gebeurd kan de reiziger niet vliegen.

Toeristenvisum
“Het komt ook heel vaak voor dat individuele zakenreizigers met de verkeerde papieren op pad gaan, zoals het gebruik van een toeristenvisum voor zakelijke doeleinden,” aldus Rajesh Bhundia, van  accountancy EY. “Dit kan leiden tot grote persoonlijke consequenties. De travel manager moet checken of de mensen die op reis gaan over de juiste papieren beschikken, nog voordat de reis wordt geboekt.”

Bij de BTS geldt Chatham House Rule: deelnemers mogen alleen met naam en toenaam worden geciteerd als ze in een forum zitten Daarbuiten niet, om hen niet bij de eigen werkgever in verlegenheid te brengen. “Ik vind het allemaal prima, maar vraag me wel af waar de grens ligt,” zegt een travel manager tegen Zakenreis. “Straks is iemand vergeten thuis het fornuis uit te zetten of is in het hotel de kamersleutel kwijt. Of wij dat even willen regelen. Een zakenreiziger moet ook zelf verantwoordelijkheid nemen.”

Verkeer grootste risico
Afgezien van het vele kleine leed dat zakenreizigers kan overkomen, is het grootste gevaar in den vreemde nog altijd het verkeer. Een ongeluk is het meest voorkomende thema waar travel managers de zakenreiziger te hulp moeten schieten, zei Claire McKinnon, van het Britse security bedrijf Healix International.

“Hier ligt een morele en wettelijke plicht, via de duty of care, van de travel manager om de reizigers te assisteren. Als die hulp niet adequaat is kan dat grote consequenties hebben voor de reputatie van het bedrijf.”

Lolke van der Heide
Door: | lolke[at]zakenreis.nl
Lolke van der Heide schrijft sinds 2007 voor Zakenreis over de luchtvaart en reiswereld

Blijf op de hoogte, abonneer u op de Zakenreis.nl nieuwsbrief!

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
nieuws
Overleeft GBTA de crisis wél?

Overleeft GBTA de crisis wél?

10/07/2020

GBTA heeft deze week een interim-CEO benoemd, hangende het ethisch onderzoek naar de topman. Hoofdzorg voor de vereniging voor travel management is echter niet de bestuurscrisis, maar corona. Collega-organisatie ACTE…

ACTE failliet door corona

ACTE failliet door corona

09/07/2020

De Association of Corporate Travel Executives (ACTE) heeft deze week in de Verenigde Staten faillissement aangevraagd en alle activiteiten met onmiddellijke ingang topgezet. De corona-crisis heeft sinds maart geleid tot…

RAI schrapt kwart banen

RAI schrapt kwart banen

08/07/2020

RAI Amsterdam heeft woensdag een reorganisatie aangekondigd waarbij 125 banen, ruim een kwart van het totaal, verloren gaan. Het congrescentrum was tussen medio maart en 1 juli dicht door corona…

GBT: know-before-you-go

GBT: know-before-you-go

08/07/2020

American Express GBT heeft Travel Vitals gelanceerd, een ‘dynamisch’ online platform met informatie over zakenreizen. De tool toont de huidige reisbeperkingen als gevolg van corona, voor specifieke locaties. American Express…