Zorgplicht, risk management en duurzaamheid, zijn begrippen die niet meer zijn weg te denken uit het zakelijke reisbeleid van ondernemingen. Uit een enquête die de NATM onder haar leden heeft gehouden, blijkt dat er veel behoefte is aan informatie en educatie op dit gebied.

Dit was aanleiding voor de NATM om begin november een responsible business travel forum te organiseren waarbij duty of care en sustainability centraal stonden. Het eerste deel van het dagvullende programma stond in het teken van duty of care. Een actueel onderwerp, zeker in het licht van de terreuraanslagen in Parijs op 13 november jl.

Huib Gorter, senior vice president UK/Europe van Malaysia Airlines, heeft ervaren hoe je plotseling te maken kunt krijgen met een volstrekt ondenkbare situatie. Hij vertelde de NATM-leden over de crisis waarmee zijn maatschappij werd geconfronteerd na het neerschieten van MH17 boven Oekraïne. Bij zo’n ramp voldoet geen enkel noodscenario dat op de plank ligt, gaf Gorter aan. “Wij hebben vervolgens maar één strategie gevolgd: de betrokken mensen komen op de eerste plaats. Dat ben je moreel verplicht aan de mensen die hun dierbaren hebben verloren.”

Duty of Care en Duty of Loyalty
Jens Nasstrom van International SOS gaf een praktijk­voorbeeld van de zorgplicht van een bedrijf. Een vrouwelijke zakenreiziger is voor een belangrijke zaken­transactie in Saoedi-Arabië. In haar hotelkamer krijgt ze liefdesbrieven onder de deur doorgeschoven. Ze voelt zich onveilig en eist van haar baas in de Verenigde Staten dat hij regelt dat ze meteen kan terugvliegen naar huis. Maar daardoor kan het bedrijf een belangrijke transactie mislopen. “Hoe kunnen in zo’n situatie regels en procedures een oplossing bieden?” zegt Nasstrom. “Had de werkneemster op dit incident kunnen worden voorbereid? Had een gepaste procedure uitkomst geboden? Dekt de reisverzekering in dit geval de schade – er is immers niets gebeurd. Hoe verhoudt Duty of Care zich tot Duty of Loyalty? Moet je tegen de zakenreizigster zeggen dat ze niet moet zeuren en daar blijft om haar werk af te maken?”

Uiteindelijk is het probleem opgelost, door een collega in hetzelfde hotel te laten verblijven. Hierdoor werd de situatie voor de (Amerikaanse) zakenreizigster minder bedreigend en kon zij haar werk afmaken. Dit voorbeeld geeft echter wel aan, dat het belangrijk is om een procedure te hebben ten aanzien van dergelijke voorvallen. “Je moet weten waar je als organisatie staat,” zegt Nasstrom. ”Bedrijven moeten de risico’s inschatten, zowel op het gebied van gezondheid als veiligheid. Is er een beleid ten aanzien van risico’s op zakenreis? Weet je altijd waar je zakenreizigers zijn? Wie zijn de duty of care stakeholders?”
De grootste risico’s op zakenreis zijn overigens niet terrorisme en het ebola-virus, maar eerder zakken­rollers en diarree. “Dat laatste is niet zo erg, maar als je zakenreiziger twee dagen langer weg is vanwege buikproblemen, kost je dat wel geld,” aldus Nasstrom.

Zwakke plekken
Jan Visser, veiligheidsadviseur zakenreizen in de olie- en gassector, weet als geen ander wat risicobeheersing inhoudt. Het reizen naar hoog-risco­gebieden en bijvoorbeeld het werken op olieplatformen brengt immers meer gevaren met zich mee dan werken bij het doorsnee bedrijf. “Het is de plicht van ieder bedrijf om werknemers goed te informeren over de veiligheids­risico’s die zij lopen,” zegt Visser. “En ook al is het onmogelijk om alle risico’s uit te sluiten, je moet er wel voor zorgen dat ze worden teruggebracht tot een acceptabel niveau. Duty of care zou geen agendapunt  moeten zijn in de directiekamer, maar verankerd zijn in het DNA van het bedrijf.”

Bij veiligheid probeer je de kans op incidenten in te schatten door naar het verleden te kijken, legt Visser uit. Daarnaast hanteert de industrie het zogeheten ‘gatenkaasmodel’, wat ook kan worden toegepast op zakenreizen. ”De gaten in elke laag vertegenwoordigen zwakke punten in delen van het systeem. Zij hoeven niet per se te leiden tot ongelukken of incidenten.
Maar als die gaten oplijnen, is er potentieel gevaar voor falen en incidenten. Een opeenvolging van mogelijke knelpunten die leiden tot veiligheidsrisico’s moet je dus proberen te identificeren en te voorkomen.”