Bedrijven hebben een wettelijke zorgplicht voor hun medewerkers, ook als zij op zakenreis zijn. Om de risico’s op het gebied van zakenreizen te kunnen inschatten en om een proactief duty of care-beleid in te richten, organiseert de NATM dit najaar twee interactieve workshops.

“Onze leden hebben aangegeven dat er behoefte is aan informatie en educatie op het gebied van duty of care,” zegt Odete Pimenta da Silva, managing director van de NATM. “Ook willen travel managers weten hoe zij de wettelijke zorgplicht van het bedrijf kunnen borgen in het reisbeleid. Dat is voor ons aanleiding geweest om dit najaar met behulp van een extern bureau twee, identieke workshops te organiseren. Jan Visser, met uitzendervaring bij de Koninklijke Luchtmacht, veiligheidsadviseur zakenreizen in de petrochemische sector en eigenaar van adviesbureau Vizzur, kan naar onze mening een waardevolle bijdrage leveren.”
De workshop, die plaatsvindt op 4 oktober in Steigenberger Airport Hotel op Schiphol en 13 oktober in Jaz Amsterdam Hotel, combineert theorie met praktijk. Het doel is om het risicobewustzijn op het gebied van zakelijk reizen te vergroten en daarnaast de deelnemers te voorzien van handvatten voor implementatie van een veiligheidsbeleid ten aanzien van zakenreizen.
“Veel bedrijven worstelen ermee welke plek ze duty of care binnen de organisatie moeten geven,” zegt Pimenta da Silva. “Vaak zijn er meerdere disciplines bij betrokken, zoals Human Resources, Travel Manage­ment, Security en Inkoop. Daarom maken wij deze workshop toegankelijk voor zowel leden als niet-leden.”

Reizen naar risicolanden
De travel manager van een onderzoeksinstituut geeft aan dat haar bedrijf druk bezig is om het reisbeleid van het bedrijf in lijn te brengen met de wettelijke zorgplicht. “Conform onze travel policy worden mede­werkers geacht om hun zakenreizen via een centraal punt te boeken. Zo houden wij er zicht op wie zich waar bevindt. Samen met de afdeling Finance brengen wij momenteel in kaart wie er buiten de policy om boekt en declareert. Wij wijzen medewerkers erop hoe belangrijk het is dat wij in geval van calamiteiten weten waar zij zich bevinden. Als mensen andere boekingskanalen gebruiken, zijn wij het zicht daarop kwijt. Daarnaast geef ik aan onze afdeling Security door naar welke risicolanden onze mensen reizen. De afdeling neemt vervolgens contact op met de zakenreizigers en geeft voorlichting hoe zij moeten handelen, ook bijvoorbeeld op het gebied van cybersecurity.”

Noodzaak onderstrepen
“Duty of care lijkt misschien een buzzword, maar het is actueler dan ooit,” zegt de manager Corporate Procurement van een leasebedrijf. “Het is heel belangrijk dat bedrijven zich inspannen voor de veiligheid van hun medewerkers, dat zij te allen tijde weten waar hun zakenreizigers zich bevinden en welke risicogebieden ze beter kunnen vermijden of – als dat niet mogelijk is – welke voorzorgsmaatregelen ze moeten nemen. Vandaar dat ik mijzelf als doel heb gesteld om dit
onderwerp op de agenda van ons bedrijf te krijgen. In mijn ogen valt duty of care niet onder de verantwoordelijkheid van Procurement, maar van Human Resources (HR). Toch heeft dat mij er niet van weer­houden om het initiatief te nemen en een policy & procedure voor duty of care neer te zetten die mijn collega’s van HR kunnen oppakken en implementeren.”
De eerste stap is gezet, geeft de inkoopmanager aan. “Ik heb bij HR onder de aandacht gebracht dat de recente gebeurtenissen zoals in Zaventem, Turkije en Parijs de noodzaak onderstrepen om als bedrijf onze zorgplicht op orde te hebben. Dergelijke aanslagen hebben impact op zakelijke reizigers en dus ook op die van ons. De reactie van HR was positief, hoewel mijn collega’s wel vonden dat de reisagent een belangrijke rol dient te spelen in dit geheel. Daar ben ik het gedeeltelijk mee eens. In mijn ogen ligt de rol van de reisagent in eerste instantie bij het signaleren van een calamiteit en ons te informeren als een reiziger van ons zich in het betreffende gebied bevindt. Dat ontslaat ons echter niet van onze eigen zorgplicht. De workshop die door de NATM wordt georganiseerd sluit mooi aan op waar wij mee bezig zijn en ik ga voorstellen om daar samen met mijn collega van HR naartoe te gaan.”

Voor meer informatie: www.natm.nl/agenda