Home / Travel management / NATM Actueel: Strategisch Meetings Management

NATM Actueel: Strategisch Meetings Management

NATM Actueel: Strategisch Meetings Management

Hoewel bedrijven met grote zakenreisuitgaven meestal wel een beleid hebben ten aanzien van reizen en verblijven, geldt dit vaak niet voor de kosten van MICE – Meetings, Incentives, Congressen en Evenementen.

Toch kun je door de uitgaven voor grote en kleine bijeenkomsten te stroomlijnen veel geld besparen. Aanleiding voor de NATM om een ledenmiddag te organiseren over Strategisch Meetings Management (SMM). Vanwege het grote aantal meetings dat in de farmaceutische industrie wordt georganiseerd, is deze sector een voorloper op het gebied van SMM. Een travel manager werkzaam in deze branche was bereid om zijn ervaringen op het gebied van MICE te delen met collega-NATM-leden.

“Het organiseren van meetings behoort vaak tot het takenpakket van de travel manager of travel buyer, met name bij kleine en middelgrote bedrijven,” zegt de travel manager, wiens naam vanwege de beleidsregels van zijn bedrijf niet kan worden genoemd. “Uit een korte enquête onder de NATM-leden blijkt dat ruim 60 procent verantwoordelijk is voor de meetings van het bedrijf. Dit is ook logisch, omdat je veelal met dezelfde leveranciers te maken hebt als bij het organiseren van zakenreizen. Toch blijkt dat slechts 9 procent van de bedrijven een beleid heeft ten aanzien van meetings. Ruim een derde (36 procent) van de ondervraagden geeft aan dat dit in ontwikkeling is en 27 procent erkent de noodzaak van een SMM-programma. Travel managers hebben SMM dus wel op de agenda staan.”

Mogelijke knelpunten
Bij het opstarten van een programma is het van belang om de stakeholders te identificeren, zegt de travel manager. ”Als je de mensen die meetings boeken niet bij het project betrekt en ze niet weet te overtuigen van het belang van een meetings programma, dan is het gedoemd om te mislukken.”

Het opzetten van een SMM-programma kan een grote uitdaging zijn. Mogelijke knelpunten zijn:

•   Geen inzicht – Door gedecentraliseerde boekingen, geen aparte budgettering voor evenementen en verschillende manieren en kanalen om te betalen, is het moeilijk om te bepalen hoeveel je bij wie uitgeeft;
•    Geen mandaat – Niemand voelt zich verant­woor­delijk en het senior management wil dit onderwerp niet op de agenda zetten of wil veran­deringen en wijzigingen in beleid niet ondersteunen;
•    Geen kennis – In het algemeen zijn de MICE en reismarkt ondergewaardeerd. Iedereen denkt dat hij een expert is sinds je via internet kunt boeken, maar kennis van de reisindustrie en bij voorkeur specifieke kennis van de MICE-markt is een vereiste;
•    Geen verantwoordelijkheid – Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor meetings & events? De boekers, marketing & sales, HR, travel management? Als niemand het voortouw neemt, zal er niets gebeuren;
•    Geen prioriteit – Meetings & Events is een complexe materie en zonder notie welk voordeel ermee te behalen valt, heeft het voor veel bedrijven geen prioriteit;
•    Geen idee waar te beginnen – SMM-methodologie, data over uitgaven, intermediairs, event management tools, interne boekers. Er zijn zoveel opties, maar waar moet je beginnen?

“Het verstandigst is om te beginnen met het verzamelen van data,” zegt de travel manager. “Bijvoorbeeld via de interne financiële systemen van het bedrijf, tussenpersonen, creditcards of andere betaalmiddelen. Data helpen je om het plannen van toekomstige meetings te verbeteren. Vraag jezelf af: waarom houden we deze bijeenkomst en waarom geven wij daar zoveel geld aan uit?”

Ten slotte heeft hij nog een aantal tips voor collega’s die een SMM-programma willen opstellen. “Laat je niet weerhouden omdat het complex is. Begin gewoon met een onderdeel dat in jouw bedrijf relevant is en bouw het vandaar verder uit. Identificeer de topleveranciers en maak met hen afspraken over prijzen en condities. Vraag of deze leveranciers beschikken over data van jouw bedrijf, soms zijn ze beter dan de data die jezelf hebt. Er zijn ook fantastische technologische tools in de markt die je bij ieder aspect van het meetingsproces kunnen helpen. Realiseer je vooral dat het opstellen van een SMM-beleid waarschijnlijk een lastig traject is en dat het tijd kost. Maar iedere stap die je neemt, is er één in de juiste richting.”

 

Bijeenkomsten NATM en GBTA 2016

NATM bijeenkomst over Mobiliteit binnen je reisbeleid
29 september 2016 – 12:30 – 18:30 uur
Locatie: Worldhotel Wings in Rotterdam
Meer informatie en aanmelden kan via: http://www.natm.nl/event/ledenbijeenkomst-4/

NATM Duty of Care Workshop
4 oktober 2016 – 11.00 – 18.00 uur
Locatie: Steigenberger Airport Hotel, Stationsplein 951 ZW, 1117 CE Schiphol Noord
Meer informatie en aanmelden kan via: http://www.natm.nl/event/duty-of-care-workshop/

Fundamentals of Business Travel Management – GBTA Europe
5 & 6 oktober 2016 – 1,5 dag programma incl. examen
Locatie: St. James’ Court, a Taj Hotel, London, 54 Buckingham Gate, SW1E 6AF, London
Meer informatie en aanmelden kan via: http://www.natm.nl/event/fundamentals-of-business-travel-management-2/

NATM Duty of Care Workshop
13 oktober 2016 – 11.00 – 18.00 uur
Locatie: Jaz Hotel, De Passage 90, 1101 AX Amsterdam
Meer informatie en aanmelden kan via: http://www.natm.nl/event/duty-of-care-workshop-2/

GBTA Europe Conference
14 – 16 november 2016
Locatie: Messe Frankfurt Venue GmbH, The Forum, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt, Duitsland
Meer informatie en aanmelden kan via: http://europeconference.gbta.org/

NATM bijeenkomst over Duurzaamheid
22 november 2016 – 10.00 – 18.30 uur
Locatie: Industrielaan 15, 3925 BD  Scherpenzeel
Meer informatie en aanmelden kan via: http://www.natm.nl/event/ledenbijeenkomst-5/

NATM Nieuwjaarsreceptie – alleen voor genodigden
19 januari 2017
Locatie: ntb

Blijf op de hoogte, abonneer u op de Zakenreis.nl nieuwsbrief!

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
nieuws
Grote MAX-order Ryanair

Grote MAX-order Ryanair

03/12/2020

Ryanair heeft donderdag een order geplaatst voor 75 vliegtuigen van het type Boeing 737 MAX 8-200. De carrier rekent hiermee op volledig herstel van de operatie na de coronacrisis en…

Geen gratis rolkoffer easyJet

Geen gratis rolkoffer easyJet

02/12/2020

Passagiers bij easyJet mogen vanaf 10 februari 2021 niet langer een rolkoffertje meenemen in de cabine, maar alleen een handtas. Rond een derde van de stoelen blijft plaats houden voor…

Enorme groei Zoom  in 2020

Enorme groei Zoom in 2020

01/12/2020

Zoom heeft de verwachte omzet voor boekjaar 2020/21 bijgesteld naar 2,5 miljard dollar, een verdubbeling van de raming uit maart. Het Amerikaanse videobedrijf profiteert in hoge mate van de coronacrisis…