Veel bedrijven hebben geen idee wat zij uitgeven aan meetings & evenementen (M&E). En dat is jammer, zegt onderzoeksbureau Advito, want het kan erg aantrekkelijk zijn om het management van M&E en van zakenreizen met elkaar te integreren.

Volgens Advito kunnen de M&E-kosten tot 35 procent van het totale reisbudget uitmaken. In sommige industrieën, zoals de farmaceutische en de financiële sector, ligt dat percentage zelfs nog hoger. Maar de uitgaven aan vergaderingen en andere bijeenkomsten zijn vaak gefragmenteerd en onduidelijk. Toch loont het de moeite om deze in kaart te brengen en te stroomlijnen met de zakenreisuitgaven, aldus Advito. “Als je een integratieniveau bereikt dat past bij de organisatie, realiseer je ten eerste kostenbesparingen. Men is zich er niet altijd van bewust, maar veel bedrijven gebruiken dezelfde hotels en luchtvaartmaatschappijen voor individuele zakenreizen en meetings. Door die uitgaven te combineren, kun je betere deals afsluiten,” stelt Advito in het white paper Come together: integrating your corporate travel and meetings programs. “Ten tweede krijg je meer controle over het boekingsgedrag wanneer het beleid ten aanzien van zakenreizen en van M&E op elkaar worden afgestemd. Dit geldt vooral voor meetings, waar de regels veel minder strak worden nageleefd dan bij zakenreizen. En door techno­logie, data en personeel te consolideren, worden de processen efficiënter. Ten derde neemt de tevredenheid van de reizigers toe, wanneer er consistentie is in het beleid en de boekingsprocedure. Zij profiteren bovendien van extraatjes bij leveranciers dankzij de sterkere relatie én van verbeterde veiligheid.”

Aparte salesteams die langs elkaar heen werken

Advito erkent dat het niet gemakkelijk is om de integratie van travel en M&E management te realiseren. Zo kunnen leveranciers dwarsliggen. “Airlines willen meestal graag een gecombineerde zakenreis- en M&E-deal sluiten, als hen dat meer business brengt. Hotels zijn er minder happig op. Zij hebben vaak aparte salesteams voor zakenreizen en meetings en die werken langs elkaar heen.”

Een ander obstakel is dat de bedrijven zelf er nog niet klaar voor zijn. “De integratie van zakenreizen en M&E is geen hogere wiskunde. Echter, het is niet aan te bevelen om hiermee aan de slag te gaan, als het bedrijf nog niet travel en meetings management toepast.”

Ook een interne afkeer van verandering kan roet in het eten gooien. “Een gebrek aan vertrouwen of middelen die noodzakelijk zijn voor succesvol verandermanagement kunnen een initiatief in de kiem smoren.”

Wie wil weten of zijn of haar bedrijf klaar is voor het stroomlijnen van travel en meetings management, dient een aantal vragen te beantwoorden:

•  Koopt het bedrijf diensten en producten strategisch in?
• Past het bedrijf structureel travel en meetings management toe?
• Is er managementinformatie beschikbaar over zowel individuele zakenreizen als M&E?
• Vindt er een mate van samenwerking plaats tussen de afdelingen travel en meetings?
• Is een online booking tool beschikbaar die ook het reserveren van meetings aankan?

Als de antwoorden op bovenstaande vragen positief zijn, dan kan het bedrijf aan de slag met het integratietraject. Dat bestaat uit vier stappen: beoordelen wat de doelstellingen zijn en wat er moet gebeuren om die te bereiken, inclusief het verwerven van steun voor het project op managementniveau. Vervolgens moet er een integratieteam worden opgesteld, dat het beleid van zakenreizen en meetings op elkaar afstemt en de technologische samensmelting regelt. Daarna moeten leveranciers op de hoogte worden gesteld van de nieuwe situatie. De laatste stap is het communiceren van de verandering, met name aan de meetingplanners binnen het bedrijf.