We hebben vrijwel allemaal een smartphone en maken sowieso privé gebruik van social media. Maar wat kun je daar nu eigenlijk mee als travel manager? Die vraag stond centraal in Berlijn tijdens de Europese conferentie van de Global Business Travel Association (GBTA).
Neil Laidler is bij het Britse bedrijf Mobile Travel Technologies dag in, dag uit bezig met het bouwen van apps voor de reiswereld. Hij zegt dat de opmars van smartphones en tablets de grootste ‘verstoorder’ is van zakenreizen. “Er zijn veel mobiele reistools op de markt, maar die zijn ingericht op basis van beperkingen,” legt Laidler uit. “De realiteit is echter, dat als systemen of apps de eindgebruiker niet aanspreken, ze niet zullen worden gebruikt. En zie dan nog maar eens grip te houden op het boekingsgedrag van de medewerkers.”
Het tempo waarmee we zakendoen, is enorm versneld in de afgelopen tien jaar. Dat betekent voor zakenreizen, dat er op het laatste moment wijzigingen moeten kunnen worden doorgevoerd in boekingen. Mobiele toepassingen geven de mogelijkheid om dit snel en effectief te faciliteren. Maar je kunt nog veel meer doen met mobile tools, vertelt Laidler. “Handig is om het reisschema via zo’n app te managen. Door zelfs de agenda van de reiziger aan de tool te koppelen, kan
hij of zij indien gewenst, advies krijgen over de beste route naar de volgende afspraak.”
Yammer, een afgeschermd bedrijfsplatform
Louise Kilgannon, travel manager bij het farmaceutische bedrijf AstraZeneca, gebruikt met name social media om het reisbeleid aan de reizende medewerker te communiceren. Doel is natuurlijk naleving van de regels te vergroten. “Bij AstraZeneca is de organisatie van zakenreizen opgedeeld in een aanbod- en een vraagkant,” zegt Kilgannin. “Procurement houdt zich bezig met aanbod en ik met de vraag, oftewel de regels ten aanzien van het zoeken en boeken van trips. Wij hebben geen mandaat, dus we moeten het reisbeleid aan de medewerkers ‘verkopen’. Daarom zijn communicatie en het creëren van draagvlak heel belangrijk.”
Kilgannon zegt dat ‘haar’ reizigers met minimaal één apparaat met internetverbinding op pad gaan, hetzij verstrekt door het bedrijf, hetzij privé-eigendom. “Zij willen informatie on the go,” zegt Kilgannon. “Daarom gebruik ik Yammer, een afgeschermd bedrijfsplatform, dat een mix is van Twitter en Facebook.”
Yammer werd al een paar jaar geleden geïntroduceerd bij AstraZeneca. Kilgannon voerde er de zoekopdracht ‘travel’ in en schrok van de resultaten. “De informatie die medewerkers aan elkaar gaven was onschuldig, maar klopte van geen kant.”
Reden voor Kilgannon en haar team om een aparte zakenreispagina op te zetten op Yammer. Hierop communiceert zij alles wat te maken heeft met het reisbeleid. “Uiteraard naast de andere kanalen, zoals e-mail. Het is namelijk een illusie om te denken dat het hele bedrijf gebruikmaakt van Yammer – sommige mensen hebben gewoon niks met social media.”
Informatievoorziening moest anders
Eija Kuittila is bij het Finse telecommunicatiebedrijf TeliaSonera verantwoordelijk voor het travel management. Je zou bij zo’n bedrijf een ‘fancy’ reisapp verwachten, maar Kuittila heeft gekozen voor simpele sms-berichten als belangrijkste communicatiemiddel. “Ik had een intranetpagina voor travel en plaatste daar de prachtigste berichten op. Na acht maanden vroeg ik de bezoekersaantallen op: 200 hits. Niet per uur of per dag, maar in die hele periode! Het was duidelijk
dat onze informatievoorziening anders moest.”
Uitgangspunt is voor Kuittila, dat informatie die nuttig is voor de reiziger, op het juiste moment wordt aangeboden. “Zo sturen we bijvoorbeeld wanneer iemand volgens onze gegevens incheckt in een hotel, een bericht om hem eraan te herinneren zich in te schrijven voor de deeltaxi naar het lokale kantoor de volgende ochtend. Sms is een uitstekend middel hiervoor, omdat het niet uitmaakt wat voor telefoon je hebt en het relatief goedkoop is.”
Kuittila is voorzichtig met wat ze stuurt. “Je loopt het risico mensen te gaan irriteren, dus we gaan selectief te werk. Maar in de praktijk blijkt dat onze medewerkers de sms’jes heel erg waarderen, ook als ze elke week naar dezelfde bestemming gaan. Ze stellen de geheugensteuntjes op prijs.”
