Net als de andere reisleveranciers hebben autoverhuurders hinder ondervonden van de mondiale financiële crisis. Inmiddels is er echter weer een stijgende lijn te zien in het aantal boekingen.
De keuze van een autoverhuurder als voorkeursleverancier verschilt niet van andere suppliers: je brengt de behoefte in kaart, vergelijkt de aanbieders, kiest er een of meer uit (mede afhankelijk van de bestemmingen waarop huurauto’s nodig zijn) en opent de onderhandelingen. Wel zijn er een paar bijkomende overwegingen, zo bleek tijdens de drukbezochte NATM-vergadering van 8 april jl.
Zoals voor alle onderdelen van een zakenreis geldt ook voor autohuur, dat de beste manier om de kosten in de hand te houden, navolging van het reisbeleid is. Als medewerkers conform de regels bij de gecontracteerde leveranciers boeken, wordt het maximale uit de prijs- dan wel kortingsafspraken gehaald.
Wat daarbij helpt, is als de autoverhuurder kan worden geïntegreerd met de online booking tool van het bedrijf of wanneer zij zelf zo’n tool aanbiedt, waarin de reisregels kunnen worden geladen.
Verder zijn verzekeringen natuurlijk een specifiek onderdeel van huurauto’s. Een ingewikkelde kwestie, aldus Jody Tavares van Sixt. “De dekking en inhoud van verzekeringen verschillen per land. Sommige bedrijven kiezen voor een standaardpakket als onderdeel van het contract en verzekeren bij in risicolanden. Het is belangrijk om van tevoren te controleren welke onderdelen al zijn verzekerd. Dan betaal je nooit dubbel.”
‘Nooit’ is een groot woord, blijkt uit de reacties van de aanwezige travel managers. Het komt nog te vaak voor, dat een medewerker bij het ophalen van de huurauto een verzekering krijgt ‘aangesmeerd’, die allang is afgesloten en betaald. Volgens Sixt is het echter mogelijk de overeengekomen voorwaarden in het boekingssysteem te zetten, zodat dit niet meer gebeurt. Lilian Schalk-van den Boom van Avis bevestigt dit.
“We koppelen het zogeheten AWD-nummer van het bedrijf aan het reisbeleid en laden dat in het systeem. De huurovereenkomst inclusief de afgesproken verzekeringen kan vervolgens door al onze baliemedewerkers wereldwijd worden opgeroepen.”
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is ook bij de autoverhuurders doorgedrongen. Hertz heeft bijvoorbeeld een green collection, vertelt Frank Spaargaren. “Daarin zitten hybride en heel zuinige auto’s. We geven trouwens in onze managementinformatie ook precies aan hoe het staat met de CO2-emissie van het bedrijf, indien gewenst.”
Wel blijkt het in de praktijk soms lastig om bewust gekozen huurcategorieën, of dat nu gaat om een bepaald formaat auto of om een milieuvriendelijke optie, daadwerkelijk te krijgen. Het gebeurt nogal eens, dat een medewerker een upgrade aangeboden krijgt, terwijl het nu juist niet de bedoeling is dat het personeel in een cabrio gaat rijden. Maar ook dat is een kwestie van de gemaakte afspraken goed in het systeem laden, aldus Sixt, Avis en Hertz. Het afsluiten van een service level agreement met de preferred autoverhuurder is dus geen overbodige luxe, is onze conclusie.
