Hoe weet je als travel manager dat de hotels waar je zakenreizigers verblijven aan alle veiligheidseisen voldoen? Ook al behoort het hotel tot een betrouwbare keten, dan nog is niet zeker of deze specifieke accommodatie de vereiste veiligheidsprocedures volgt. De ISO 31030-certificering moet hier duidelijkheid over geven, net zoals over andere onderdelen van de zakenreis.
Bob Quick, executive director van Global Secure Accreditation en virtuele gastspreker tijdens het online-event van de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM), gaf uitleg over de nieuwe ISO-standaard 31030, die later dit jaar (waarschijnlijk in september) wordt geïntroduceerd.
“ISO 31030 is gebaseerd op dezelfde uitgangspunten en procedures als de algemene risk management-standaard, ISO 31000, maar dan toegespitst op zakelijk reizen,” zegt Quick. “Deze nieuwe ISO-certificering heeft betrekking op alle aspecten van corporate travel, waaronder accommodatie. Luchtvaartmaatschappijen zijn sowieso gebonden aan strenge veiligheidsvoorschriften, maar hotels en andere overnachtingsvormen zijn veelal een zwakke schakel in het reisproces. Ook al behoort een hotel tot een gerenommeerde keten, dan nog weet je niet of de franchisenemer zich aan alle richtlijnen van de naamgever houdt. Multinationals en andere grote organisaties werken soms samen met honderden verschillende hotels wereldwijd. Het is onmogelijk om alle individuele hotels ieder jaar zelf te inspecteren.”
Wereldwijd keurmerk
Er was dan ook dringend behoefte aan een wereldwijd keurmerk dat garandeert dat de noodzakelijke veiligheidsprocedures in acht worden genomen. ISO (International Organization for Standaardization) is een internationale organisatie die normen vaststelt, gekoppeld aan verschillende disciplines. De organisatie is een samenwerkingsverband van 82 nationale standaardisatieorganen. Als bijvoorbeeld een hotel een ISO 31030-certificering heeft, kan het reizende bedrijfsleven erop vertrouwen dat de juiste procedures worden nageleefd met betrekking tot veiligheid en hygiëne.
Als gevolg van de coronapandemie, ligt de focus van bedrijven niet alleen op de veiligheidsaspecten tijdens een zakenreis (safety & security), maar in toenemende mate ook op de gezondheidsrisico’s (health & well-being). Travel managers willen duidelijkheid of de gekozen transportmiddelen en verblijfsaccommodatie de juiste procedures volgen om risico’s te minimaliseren. Niet op de laatste plaats omdat een tweede, dodelijker golf van het coronavirus in Europa komende winter niet wordt uitgesloten.
“ISO 31030 kan travel managers helpen om verantwoorde keuzes te maken ten aanzien van de veiligheid en gezondheid van zakenreizigers,” zegt Quick. “Een hotel met ISO 31030-certifcaat toont aan dat de juiste procedures worden gevolgd. Daarnaast helpt de richtlijn ondernemingen hoe ze intern hun travel risicomanagement moeten inrichten.”
Pas op met ‘preferred’
Hoewel de voorbereidingen voor ISO 31030 al lang vóór de coronacrisis in de maak waren, verwacht Quick niet dat het noodzakelijk is om de standaarden aan te passen vanwege de pandemie. “Het gaat immers om de methodiek voor procedures die de veiligheid en gezondheid van reizigers moeten waarborgen.”
Wel adviseert Quick travel managers om terughoudend te zijn in het gebruik van de term ‘preferred’ hotel. “Dat zou reizigers de indruk kunnen geven dat het hotel voldoet aan alle veiligheidsaspecten, terwijl het woord ‘preferred’ meestal alleen betrekking heeft op commerciële afspraken die zijn gemaakt. Een ISO 31030-certificering daarentegen, geeft travel managers wél de garantie dat de accommodatie in lijn is met het Duty of Care-beleid van het bedrijf.”
