In mijn vorige column in Zakenreis Magazine speculeerde ik over de toekomst van de travel management company (TMC) ofwel zakenreisagent. Kort daarna publiceerde de Rijksoverheid een aanbesteding voor internationale reizen voor 3W (Werken voor Nederland, WereldWijd), die de dienst- en verlofreizen regelt voor negen ministeries. De reisomzet bedraagt zo’n 30 miljoen euro. Bij de aanbesteding van 3W lijkt de ‘traditionele’ TMC buitenspel te worden gezet. Wat is er aan de hand?
Een korte inleiding. De Rijksoverheid is wettelijk verplicht om een Europese aanbesteding te publiceren en daarbij een gelijk speelveld te borgen voor mogelijke leveranciers. Deze openbare procedure geeft aan alle leveranciers die aan ‘de eisen’ kunnen voldoen de mogelijkheid om in te schrijven. De inschrijvers worden, aan de hand van vooraf bekendgemaakte criteria, beoordeeld op invulling van ‘de wensen’.
Vooruitstrevend toekomstbeeld?
In de huidige situatie is de overheid een vrij conservatieve moloch met een grote diversiteit aan interne processen en reizen. De aanleiding van deze aanbesteding is dat de huidige contracten op het gebied van zakenreizen en expense management in 2023 aflopen. Als uitgangspunt geldt dat in 2024 een volledig post-corona herstel van zakenreizen wordt verwacht, vergelijkbaar met het niveau van 2019. Opvallend is hier dat de overheid nog niet lijkt te hebben ingezet op minder reizen.
De overheid schetst in deze aanbesteding een opmerkelijk vooruitstrevend toekomstbeeld, dat in de markt nog niet eerder op deze schaal is gerealiseerd. Maar de vorm van de aanbesteding, de snelheid die wordt gevraagd en de zeer specifieke eisen van de overheid doen mij twijfelen in hoeverre deze tender realistisch is. De aanbesteding voor ‘internationale reizen voor 3W’ is in eerste instantie een uitvraag voor een informatiesysteem. Hieraan zijn diensten voor online reserveren, factureren, declareren, afhandeling en full-service reizen toegevoegd. Alles onder één contract met één leverancier, waarbij eventueel gebruik mag worden gemaakt van onderaannemers. Zo’n onderaannemer zou een TMC kunnen zijn. Een aantal zaken springt in het oog:
Innovatie
iedere inkoper kan je vertellen dat innovatie uit de markt komt. Dit is lastig te rijmen met een contractduur van 12 jaar, waarin je met een document van meer dan 80 pagina’s – met 225 minimumeisen en 83 wensen – wordt gedicteerd wat je moet doen.
Transparantie
De tot op heden door de overheid tot op het bot verdedigde prijstransparantie en strijd tegen ‘het dienen van twee broodheren’, is volledig losgelaten. In plaats hiervan wordt gesproken over gegarandeerde besparingen, zonder een duidelijk controlemechanisme.
Contradictie
De aan te bieden informatiesystemen moeten volledig ‘open’ zijn met betrekking tot het aanbod van alle reisleveranciers (de content). Dat wil zeggen dat de overheid zelf bepaalt welke reisleveranciers worden aangesloten. Dit vormt een struikelblok voor de aanbieders die hun inkomsten halen uit hun contracten met de leveranciers van reisdiensten. Vanuit aanbestedingsperspectief is het ook vereist om de ‘open content’ als aanbesteding concurrerend in de markt te zetten.
Alles online
Full service- en offlinedienstverlening zijn er voor uitzonderingssituaties. Dit wekt de suggestie dat full service nauwelijks meer nodig is. De focus op onlinedienstverlening is te verdedigen, maar de huidige pandemie toont juist aan dat persoonlijke service en kennis van de reisagent nog altijd onmisbaar zijn.
Uitdaging
Van de offlinedienstverlener (TMC) wordt geëist dat deze hetzelfde boekingsplatform gebruikt als de overheid. Dit zal voor veel aanbieders een significante aanpassing aan de interne processen betekenen.
Realisme
De aanbesteding geeft aanbieders slechts ruim twee maanden de tijd om te reageren en een inschrijving te doen. Hierin moet een zeer complexe offerte worden gemaakt op basis van vaag geformuleerde criteria. Daarnaast moeten waarschijnlijk onderaannemers worden gezocht. Daarbij komt dat het begrip ‘standaard’ bij de overheid een soort synoniem voor ‘maatwerk’ is.
Het is geen geheim dat de belangstelling voor de vorige overheidsaanbesteding al minimaal was (en resulteerde in één inschrijving). Toen was de vereiste van transparantie het grote struikelblok. Ik wens alle ‘bid managers’ sterkte bij het lezen en begrijpen van de 34 documenten en het helder krijgen van de ruim 300 eisen en wensen om in te schrijven op deze aanbesteding.
Ad Imhoff heeft zijn eigen adviesbureau op het gebied van inkoop en travel management: A Wise Consultancy (ad.imhoff@awise.nl).
Dit artikel is gepubliceerd in Zakenreis Magazine #522 (december/januari 2022).
