Home / Travel management / Helft minder fraude bij geautomatiseerde declaraties

Helft minder fraude bij geautomatiseerde declaraties

Helft minder fraude bij geautomatiseerde declaraties

Leeftijd, functieniveau en de gebruikte methoden om onkosten te declareren, hebben een grote samenhang met de neiging om fraude te plegen. Het wordt het vaakst gepleegd door mannelijke werknemers uit het middenkader onder de 45 jaar die met bonnetjes declareren.

Dit blijkt uit een onderzoek onder 1.200 zakelijke reizigers in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Australië door Chrome River Technologies, een bedrijf dat geautomatiseerde onkosten- en facturatiesystemen maakt.

Uit het onderzoek blijkt dat 82,9 procent van de fraude met onkostendeclaraties werd gepleegd door werknemers onder de 44 jaar. En dat 58,1 procent van de respondenten die aangaven weleens vals te spelen, in het middenkader werken. Bij leidinggevenden ligt dat percentage op 6,2 procent.

Hogere bedragen
Mannen nemen grotere risico’s. Niet alleen is bij mannen de waarschijnlijkheid om te frauderen twee keer zo groot als bij vrouwen, maar het gaat bij hen ook vier keer zo vaak over declaratieverhogingen van 1.000 dollar (870 euro) of meer. Bij vrouwen is de waarschijnlijkheid om bedragen onder 100 dollar (87 euro) verkeerd in te dienen 30,8 procent groter dan bij mannen. Mannen geloven ook 62,2 procent vaker dan vrouwen dat ze niet zullen worden betrapt.

Een kwart van de respondenten gaf aan weleens te zijn betrapt op het plegen van onkostenfraude. Meer dan 75 procent van hen zei dat een waarschuwing de zwaarste bestraffing was. Mannen gaven 31,6 procent vaker aan een officiële berisping te hebben ontvangen dan vrouwen.

Geautomatiseerd onkostensysteem
Medewerkers die hun onkosten declareren met bonnetjes en spreadsheets plegen twee keer zoveel fraude als medewerkers die gebruikmaken van een geautomatiseerd systeem.

Alan Rich, de CEO van Chrome River zegt dat de meeste mensen eerlijk zijn en niet de intentie hebben om fraude te plegen. En dat mensen het vaak doen omdat ze het niet beschouwen als fraude, de mogelijkheid er is en omdat ze denken dat niemand het merkt. “Het beste dat een bedrijf kan doen om zichzelf te beschermen, is om het makkelijker te maken voor medewerkers om het juiste te doen. Zoals bijvoorbeeld door een geautomatiseerd onkostensysteem te implementeren, waarin medewerkers bijvoorbeeld een seintje krijgen als ze een bonnetje twee keer proberen in te dienen. Vaak is zo’n subtiele herinnering alles wat nodig is om eerlijk te blijven in het declaratieproces.”