38 procent van de zakenreizigers meent echter niet onder een dergelijk beleid te vallen. Bijna één op vijf respondenten weet domweg niet of hun werkgever reisregels heeft opgesteld. Dat blijkt uit het tweejaarlijkse ‘ContinuZakenreisOnderzoek’ van NBTC-NIPO Research, waaraan BCD Travel heeft deelgenomen.
Diederik Banken, vicepresident Commercial bij BCD Travel Benelux, denkt dat het toegenomen aantal bedrijven met een reisbeleid onder andere het gevolg is van een hernieuwde focus op kostenbesparingen. Terecht, want een eigen reisbeleid biedt een bedrijf veel voordelen. “Het is belangrijk dat zowel bedrijven als zakenreizigers zich bewust zijn van het belang van een reisbeleid. Het kan voor een aanzienlijke kostenbesparing zorgen, omdat uitgaven beter beheersbaar zijn en er prijsafspraken kunnen worden gemaakt met leveranciers,” aldus Banken. “Daarnaast biedt het bedrijven ook voordelen op het vlak van travel risk management. Vaak zien we dat bedrijven eerder een reactieve dan een pro-actieve houding aannemen ten aanzien van noodsituaties. Een travel risk managementprogramma vermijdt onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en waarborgt een snelle interventie.”
Heel wat bedrijven hebben binnen hun reisbeleid of daarnaast al afspraken gemaakt en kortingen bedongen bij bijvoorbeeld een luchtvaartmaatschappij of hotelketen. Een ruime meerderheid van de zakenreizigers (61 procent) meent niettemin dat dit in hun bedrijf niet het geval is of ze zijn er niet van op de hoogte. Volgens BCD Travel is er duidelijk ruimte voor verbetering op dit gebied.
Een rondje bellen onder de NATM-leden levert een gemengd beeld op. “Wij hebben sinds kort een mandaat gekregen van de directie voor het afdwingen van het reisbeleid,” zegt de travel manager van een financiële dienstverlener. “Hiervóór lag de verantwoordelijkheid voor de naleving van de reisregels bij de afdelingsmanager. Maar in de praktijk bleek dat niet te werken. Voor de zakenreizigers en managers is de corporate travel policy een ver-van-mijn-bed-show. Zij begrijpen niet dat je misschien online goedkopere tarieven vindt voor hotels en airlines, maar dat dit uiteindelijk duurkoop is, omdat wij onze contractafspraken met de leveranciers niet nakomen. Aan mij nu de schone taak om helder te communiceren wat voor afspraken er liggen, wat de regels zijn en waarom die moeten worden nagekomen. Het veiligheidsaspect is daarbij een handig hulpmiddel. Ik bestudeer momenteel de mogelijkheden van sociale media als communicatiekanaal. En ik moet natuurlijk een goede manier vinden om notoire overtreders van het reisbeleid op hun nummer te zetten.”
De travel manager van een groot farmaceutisch bedrijf is ervan overtuigd dat alle zakenreizigers bij zijn werkgever het reisbeleid van A tot Z kennen. “Hoe ik dat zo zeker weet? Ik heb een direct lijntje met de administratie die de declaraties afhandelt. Niemand boekt buiten policy. Of beter gezegd: niemand boekt buiten policy en declareert vervolgens die kosten.”
Volgens de travel manager komt dit doordat de online booking tool hoog wordt gewaardeerd door zakenreizigers en reisboekers. “De overgrote meerderheid van de boekingen betreft eenvoudige retourreizen. We hebben geïnvesteerd in de gebruikersvriendelijkheid van het systeem en daar plukken we nu de vruchten van. De afgesproken hotel- en vliegtarieven zijn keurig geladen en onze medewerkers krijgen duidelijke informatie tijdens het zoek- en boekproces over wat wel en niet is toegestaan. Dat werkt uitstekend. Ik denk dat een helder reisbeleid, goede communicatie met de zakenreiziger en de eenvoudige tool de sleutel zijn tot ons succes.”
