Bijzondere tijden vragen om bijzondere maatregelen. In deze crisisperiode moeten bedrijven hun reisbeleid herijken. Diederik Banken van BCD Travel en Jeroen Hurkmans van zusterorganisatie Advito adviseren een ‘pop-up policy’ die net als een pop-up restaurant na een tijdje ook weer verdwijnt.
Deze visie deelden zij met leden van de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM) tijdens een van de online events die de branchevereniging voor zakenreisprofessionals tijdens de coronacrisis organiseert.
“Af en toe komen wij nog bedrijven tegen die een reisbeleid van meer dan 25 pagina’s hebben, dat is niet meer van deze tijd, geen mens die dat leest” zegt Diederik Banken (foto links). “Als je een belangrijke boodschap wilt overbrengen, moet je ervoor zorgen dat die kort, duidelijk, simpel, beknopt en up-to-date is.” 
Banken adviseert travel managers die hun reisbeleid meer dan vijf jaar niet hebben aangepast om hun policy volledig te herschrijven. “Dan is een update waarschijnlijk hard nodig. Bovendien zal er in de huidige omstandigheden meer draagvlak zijn voor impopulaire maatregelen. Maak daarnaast een ‘pop-up COVID-19 one-pager’, met de belangrijkste regels voor deze coronaperiode. Als het reisbeleid nog niet zo lang geleden is aangepast, volstaat 1 pagina met corona-reisregels. Onderzoek onder onze klanten toont aan dat zelfs zeer ervaren reizigers behoefte hebben aan bondige informatie hoe ze moeten handelen gedurende deze uitzonderlijke omstandigheden.”
Strikt goedkeuringsbeleid
Er zijn vijf gebieden waar travel managers in deze tijd op moeten focussen, zegt Jeroen Hurkmans: voorbereiding van de reis; Duty of Care; gezondheid en welzijn van de reizigers; noodzaak van meetings; en controle op het reisproces.
“Op de eerste plaats moeten zakenreizen zorgvuldig worden gepland, met een strikt goedkeuringsbeleid vooraf. Je wilt immers dat reizigers veilig op reis gaan en weer veilig terugkomen. Alle componenten van de reis moeten worden onderzocht. Zijn er vluchten en hotels beschikbaar op de plaats van bestemming, maar minstens zo belangrijk: krijg je mensen ook weer snel het land uit? Een meeting moet wel heel belangrijk zijn om daarvoor eerst twee weken in quarantaine te gaan – zijn er geen alternatieven?”
“Wat betreft Duty of Care is het belangrijker dan ooit dat de verschillende afdelingen binnen een bedrijf goed samenwerken,” zegt Banken. “De security-afdeling van een klant houdt zich normaal gesproken bezig met preventie van diefstal en ontvoering. Nu brengen zij in kaart waar wel of niet naartoe kan worden gereisd met het oog op gezondheidsrisico’s.”
Het derde aandachtspunt, de gezondheid en het welzijn van de reiziger, impliceert dat non-stop vluchten voorkeur hebben boven een transfer. Banken: “Je wilt risico op besmetting beperken, dat betekent zo min mogelijk contactmomenten in de terminal, het instappen, enzovoort. In hotels zijn buffetten uit den boze. Omdat de kans op vluchtverstoringen groot is, moeten reizigers die medicijnen gebruiken erop letten dat ze extra voorraad meenemen. Het bedrijf moet ze informeren wanneer ze verplicht zijn om mondkapjes te dragen en hoe ze moeten handelen als er iets gebeurt. Ten slotte is het raadzaam om met medewerkers het gesprek aan te gaan of ze wel comfortabel zijn om op pad te gaan, reizigers dwingen is geen optie in deze periode.”
Van OBT naar full service
Deze tijd toont aan dat er ook goede alternatieven zijn voor zakenreizen, zoals virtuele meetings, maar eveneens door zakelijk reizen anders te organiseren. “Als er in het buitenland iets mis is met een belangrijke machine, dan moet een ingenieur wel op het vliegtuig stappen om die te repareren,” zegt Banken. “Een retailklant van ons moet ook reizen, anders hangt er geen kleding in de winkels, maar heeft een slimme oplossing bedacht om het aantal zakentrips te beperken. Zij reizen veelvuldig naar Azië, waar nu veelal quarantainemaatregelen van kracht zijn. In plaats van vier keer per jaar, gaan inkopers nu twee keer. Zij blijven echter langer in de regio en kopen tegelijkertijd voor een collega in.”
De coronacrisis leidt er ook toe dat de reisregels strikter zijn. “Ondernemingen zullen zakelijk reizen gefaseerd opstarten, het is logisch dat dit tijdelijk gepaard gaat met grote voorzichtigheid, zegt Hurkmans. “Veel bedrijven laten de online booking tool nu links liggen en schakelen over op full service-dienstverlening van hun TMC, voor extra ondersteuning van hun reizigers. Voor travel managers is dit een goede tijd om alle travel tools en boekingskanalen onder de loep te nemen en waar nodig te verbeteren. Communicatie met de reizigers – voor, tijdens en na de trip – is cruciaal. Wellicht dat een gebruiksvriendelijke mobiele app daarbij kan ondersteunen.”
