De meeste Nederlandse bedrijven hebben in maart bijna al hun zakenreizen wereldwijd afgelast of uitgesteld. Slechts 15 procent verwacht dat na de coronacrisis het zakelijk reizen onmiddellijk weer op gang zal komen. Dit blijkt uit onderzoek van de Nederlandse Associatie voor Travel management (NATM) onder haar leden.

NATM peilt regelmatig de stand van zaken bij de travel managers en zakenreisinkopers die lid zijn van de branchevereniging. “Bijna alle aangesloten bedrijven zijn geraakt door de coronacrisis, variërend van ‘significant’ (54 procent) tot ‘matig’ (23 procent),” zegt Odete Pimenta da Silva, directeur van de NATM. “Bij slechts 8 procent van de bedrijven heeft de coronacrisis ‘geen impact’ gehad en 15 procent geeft aan daar nog geen kijk op te hebben.”

Geplande vergaderingen, evenementen en conferenties zijn op grote schaal geannuleerd, uitgesteld of verplaatst naar een andere locatie. Bijna een derde (32 procent) van de zakenreisprofessionals geeft aan dat ‘alle’ reizen en bijeenkomsten zijn geannuleerd, bij 62 procent geldt dat voor ‘veel’ meetings.

Op de vraag welke acties hun bedrijf heeft ondernomen om hun medewerkers tegen COVID-19 te beschermen antwoorden de travel managers en zakenreisinkopers:

100 %     Beleid ingesteld om werken vanuit huis mogelijk te maken
89 %       Noodplannen ontwikkeld voor de continuïteit in de werkzaamheden, zoals meer teleconferenties en videovergaderingen
89 %       Voorziening van up-to-date gezondheids- en veiligheidsinformatie
78 %       Alle reizen opgeschort
78 %       Het aantal medewerkers dat op kantoor werkzaam is beperken
33 %       Tijdelijk gesloten met uitzondering van vitale afdelingen
22 %       Kantoor volledig gesloten
22 %       Sommige medewerkers naar andere locaties verplaatst
0 %         Niets is veranderd

Als gevolg van het coronavirus heeft 85 procent van de respondenten het reis- en veiligheidsbeleid van hun bedrijf of organisatie aangepast en 77 procent geeft aan dat er nieuwe goedkeuringsprocedures zijn ingesteld.

“Wij merken bij onze leden dat Duty of Care al een tijd hoog op de agenda staat, niet in de laatste plaats omdat bedrijven een wettelijke zorgplicht hebben voor hun (reizende) medewerkers. Door de coronacrisis wordt dit beleid onder de loep genomen en waar nodig aangescherpt,” zegt NATM-directeur Pimenta da Silva.

Travel managers werken gewoon door in deze crisistijd, maar wel grotendeels of voor de helft vanuit huis (beide 46 procent). Daarbij is er dagelijks (69 procent) of frequent (31 procent) contact met medewerkers en/of zakelijke relaties.

“Hun werkzaamheden zijn natuurlijk wel anders dan in normale tijden,” zegt Pimenta da Silva. “Ik hoor van verschillende travel managers dat zij naast het assisteren van reizigers, deze tijd benutten voor data-analyses en evaluatie van hun reisprogramma. Ook krijgen wij als feedback van sommige leden dat zij hun toegevoegde waarde bewijzen door hun management van up-to-date informatie te voorzien. Op deze wijze kan voor toekomstige reizen een weloverwogen afweging worden gemaakt tussen het bedrijfsbelang en de zorgplicht voor medewerkers.”

Zakenreizen na de crisis
Bijna een derde (31 procent) van de ondervraagde travel managers verwacht dat ook na de crisis de manier waarop hun bedrijf zaken doet zal veranderen. Zo’n 38 procent denkt dat dit gedeeltelijk het geval is en 31 procent kan dit nog niet inschatten.

Slechts 15 procent verwacht dat zodra COVID-19 geen bedreiging meer is het zakenreizen en meetings onmiddellijk teruggaan naar het oude niveau, omdat zij hun bedrijfsdoelen niet kunnen behalen zonder te reizen. De overgrote meerderheid (62 procent) denkt dat zakenreizen weer geleidelijk op gang zullen komen.

Het na de crisis geleidelijk opstarten van zakelijk reizen – conform het reisadvies van BuZa – is een goede zaak volgens de NATM-directeur. “Wij merken dat zakelijke reizigers goed worden begeleid door hun werkgevers, zij nemen hun verantwoordelijk,” zegt Pimenta da Silva. “Maar om de veiligheid van hun reizende medewerkers te waarborgen, zijn zij mede afhankelijk van maatregelen die de overheid neemt. Op sommige locaties in het buitenland – zoals op luchthavens, bij het instappen bij luchtvaartmaatschappijen en in hotels – vindt een gezondheidscheck plaats van reizigers. Het zou goed zijn als dit in de Nederlandse reisbranche eveneens onderdeel van het reis- en veiligheidsbeleid zou worden. Dan kun je denken aan een temperatuurcontrole van passagiers die vertrekken of aankomen op Schiphol en in hotels.”