Airbnb en Uber willen heel graag de zakelijke markt veroveren. Maar wat moet je als corporate travel manager met deze ambitie van de boegbeelden van de ‘deeleconomie’?
Deze kwestie stelt Advito aan de orde in haar white paper The Sharing Economy: Does It Have A Place In Your Managed Travel Program?
Volgens Advito moet de travel manager drie belangrijke vragen beantwoorden:
– bieden deelconcepten toegevoegde waarde aan het reisprogramma?
– moeten we onze reizigers toestaan gebruik te maken van dergelijke diensten?
– hoe kunnen we deze leveranciers managen en integreren in het reisprogramma en hoe moeten we de manier waarop reiziger er gebruik van maken managen?
Om antwoorden te vinden op deze vragen, moet je allereerst deelconcepten vergelijken met traditionele leveranciers, zoals hotels en taxibedrijven. Daar horen allerlei overwegingen bij, zoals veiligheid, service, kosten en bedrijfscultuur.
Maar zelfs al heb je vanuit het oogpunt van travel management geen belangstelling voor Airbnb, Uber en co, de reizigers vinden het wel interessante partijen, waarschuwt Advito. “De deeleconomie ontwikkelt zich snel en is aan grote veranderingen onderhevig,” aldus het consultancybedrijf. “Hoe je daarmee omgaat, hangt vooral al van de bedrijfscultuur. Een organisatie die aan ‘open booking’ doet, zal sneller deelconcepten omarmen dan een bedrijf dat strikt controleert wat en hoe reizigers boeken.”
Advito stelt, dat de deeleconomie niet onwerkbaar is, maar er zitten wel haken en ogen aan. “Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent en een verdedigbaar standpunt hebt.”
Advito raadt daarbij aan, de volgende acht stappen te doorlopen:
1. Begrijp het bestaande reisprogramma beter
Maak een eerlijke beoordeling van waar het zakelijk reizen vandaag de dag staat. Hoeveel wordt er uitgegeven en wat is het aandeel van de voorkeursleveranciers in die uitgaven? Hoeveel wordt er via de geautoriseerde boekingskanalen geboekt? Als het reisbeleid niet goed wordt opgevolgd, waardoor komt dat dan? Zijn de tarieven concurrerend en vindbaar? Kun je net zo makkelijk boeken als bij Uber en Airbnb?
2. Vogel uit wat de vraag is
Hoeveel zakenreizigers maken al gebruik van deelconcepten of willen dat graag? Door naar data van de creditcard en het onkostendeclaratiesysteem te kijken, verkrijg je hier meer duidelijkheid over. Maar deze bronnen omvatten niet alle transacties en vertellen je niet wat reizigers willen. Dus vraag hen of zij deeldiensten zakelijk of privé gebruiken. Hebben ze er goede of slechte ervaringen mee opgedaan? Hoe blij zijn ze met de bestaande, conventionele leveranciers? Willen zij de nieuwe spelers gebruiken op zakenreis? Zijn er markten waar deelleveranciers een grote verbetering betekenen ten aanzien van de kosten, de toegankelijkheid, het serviceniveau of schaarste?
3. Praat met de deelleveranciers
Onderzoek welke deelconcepten er zijn en of deze voldoen aan de behoefte van het bedrijf. Analyseer de dienstverlening van elke leverancier grondig, want er zijn grote verschillen.
4. Betrek andere afdelingen erbij
Er zijn serieuze kwesties verbonden aan het gebruikmaken van nieuwe leveranciers zoals Uber en Airbnb. Wie wordt aangeklaagd als een reiziger gewond raakt of zelfs sterft? En als leveranciers volgens de rechtbank de wet overtreden, kun je er dan wel mee werken? Voordat je medewerkers toestaat om deelconcepten te boeken, moet je overleggen met afdelingen als HR, Legal en Security.
5. Bekijk nogmaals de conventionele leveranciers
Het is best mogelijk dat de bestaande leveranciers bereid zijn verbeteringen door te voeren. Ook kan het zo zijn dat het gebruik van deelleveranciers komt, doordat er gaten zitten in het reisprogramma. Misschien moeten er meer contracten worden afgesloten met aparthotels of juist lifestyle of boetiekhotels.
6. Tijd om het reisbeleid aan te passen?
Maak heel duidelijk welke leveranciers reizigers wel en niet mogen gebruiken.
Van de leveranciers die wel mogen worden gebruikt, moet je ook communiceren over welke producten het gaat, bijvoorbeeld wel UberX, maar niet UberPop.
Geef richtlijnen ten aanzien van de tarieven. Dit is met name van belang bij accommodaties. Als je een contract afsluit met een hotelketen, weet je waar je qua prijs aan toe bent. Bij Airbnb is dat niet het geval, dus de reiziger moet gestuurd worden.
7. Integreren in het reisprogramma?
Als je met deelleveranciers samen gaat werken, moet je besluiten in hoeverre zij zullen worden geïntegreerd in het reisprogramma. Dit is vooral zinvol, als je meer controle over de uitgaven krijgt. Kijk ook naar tools van bedrijven als Concur en TripCase, die helpen met de integratie van deelconcepten.
8. Blijf evalueren
Houd ontwikkelingen in de gaten op het gebied van producten, nieuwe bedrijven, regelgevende kwesties, reacties van traditionele leveranciers, gedrag van de zakenreizigers en de positie van overige belanghebbenden, zoals legal en HR.
