Home / Reisagenten / VCK Travel wint tender rijksoverheid

VCK Travel wint tender rijksoverheid

VCK Travel wint tender rijksoverheid

VCK Travel gaat vanaf volgend jaar alle internationale reizen van de rijksoverheid verzorgen. Het gaat om een reisprogramma van ruim 85 miljoen euro. “We zijn enorm trots dat de overheid voor ons heeft gekozen,” zegt Ed Berrevoets, directeur VCK Travel tegen Zakenreis.

De rijksbrede aanbesteding voor internationaal reizen heeft ongeveer een jaar geduurd. Dat komt mede door de omvang en de complexiteit van de aanbesteding.
De overheid heeft de afgelopen jaren stappen gezet om de eigen inkoop verder te professionaliseren. Ministeries kopen niet alleen voor zichzelf in, maar per productgroep of categorie ook voor elkaar. Achterliggende reden is om meer kennis van de markt te verzamelen, de efficiency te verhogen en de kosten te verlagen. Ten aanzien van de inkoop van internationale reizen kent categoriemanagement Vervoer vier regieclusters. 3W – dat staat voor Werken voor Nederland, WereldWijd – verzorgt de dienstverlening voor negen ministeries (totale reisomzet van 32 miljoen euro). Daarnaast zijn er twee ministeries die elk een eigen cluster vormen: het ministerie van Veiligheid & Justitie (reisomzet van 20 miljoen euro) en het ministerie van Defensie (reisomzet van 28 miljoen euro). Dit komt doordat VenJ naast dienstreizen ook te maken heeft met de repatriëring van vreemdelingen, en Defensie ook verantwoordelijke is voor buitenlandse missies en oefeningen. Dat vraagt om een andere aanpak. Een vierde cluster dat zich in een later stadium heeft aangesloten bij de aanbesteding is Nationale Politie & AIVD (reisomzet van 5 miljoen euro).

Bandbreedte eerst niet rendabel
“In eerste instantie ging het om één aanbesteding met vier zogeheten ‘percelen’,” zegt Berrevoets. “Wij hadden besloten om alleen in te schrijven voor 3W, waar wij al zes jaar de zakenreizen voor organiseren. Dat contract loopt op 1 december 2018 af, en wij wilden de negen ministeries graag als klant behouden. Voor de andere drie percelen vonden wij de bandbreedte van de transactie fee die de overheid voor onze werkzaamheden wilde betalen niet rendabel.”

Na de sluitingsdatum voor de inschrijving bleek dat VCK Travel de enige TMC was die een offerte had gemaakt, en dan ook nog slechts voor één perceel. Voor de andere percelen kon dus sowieso geen gunning plaatsvinden.

“Er is toen een nieuwe aanbesteding uitgeschreven voor het organiseren van de internationale zakenreizen van de ministeries van VenJ en Defensie, en de Nationale Politie & AIVD,” zegt Berrevoets. “In deze tweede ronde was de bandbreedte van de fee hoger en hebben wij wél meegedaan aan de tender. Ook al waren wij wederom de enige inschrijver, onze offertes moesten wel worden beoordeeld of wij voldeden aan alle eisen. Prijs was maar een klein onderdeel van de aanbestedingen. Wij wisten al in een eerder stadium dat wij 3W als klant zouden behouden. Afgelopen weekend hebben wij formeel gehoord dat ook de aanbesteding van de andere drie percelen ons is gegund.”

Non-interesse van andere TMC’s
Het is opmerkelijk dat VCK Travel de enige travel management company (TMC) is die op beide aanbestedingen heeft ingeschreven. Andere grote TMC’s – zoals BCD Travel, CWT, ATPI, Amex GBT en Munckhof – lieten het afweten. “Ik snap niet goed waarom andere TMC’s niet op de aanbesteding hebben ingeschreven, want in het verleden wilden alle grote spelers graag zo’n prestigieuze klant als de overheid binnenhalen,” zegt Berrevoets. “De eerste fee die werd geboden was zonder meer te laag. Maar in de tweede aanbestedingsronde was de maximale transactie fee 40 euro – dat is heel redelijk en gangbaar in de branche.”

De overheid had op ieder moment een rondje ‘in het veld’ kunnen maken en de aanbesteding kunnen aanpassen, zegt Berrevoets. “Blijkbaar zag zij daar de noodzaak niet van in. Ik denk dat bij de gunning aan ons twee criteria van doorslaggevende betekenis zijn geweest: transparantie en dataprivacy. Al meer dan 10 jaar is transparantie het speerpunt in onze relatie met klanten. Wat betreft dataprivacy hebben wij afgelopen juni de ISO-certificering 27001:2013 behaald, wat betekent dat onze volledige bedrijfsvoering voldoet aan de meest actuele standaard voor informatiebeveiliging. Voor de overheid is bescherming van persoonsgegevens en andere data natuurlijk cruciaal. Ik zie het ook als een erkenning van wat wij de afgelopen zes jaar voor 3W hebben aangetoond: dat wat we beloven, we ook kunnen waarmaken.”

Het contract met de Nationale Politie & AIVD gaat per 1 januari 2019 in, de overige clusters vallen vanaf 1 december 2018 onder de hoede van VCK Travel. “De tijd is krap, dat zal veel van ons vergen en we zijn druk op zoek naar nieuwe medewerkers,” zegt Berrevoets. “Het is natuurlijk geweldig om de hele overheid te mogen bedienen. Ze begrijpen de business en het is goed zakendoen met ze. Wij zullen er alles aan doen om het vertrouwen in VCK Travel waar te blijven maken.”

Manuschka
Door: | manuschka[at]zakenreis.nl
Manuschka Hundepool is hoofdredacteur en uitgever van Zakenreis.

Blijf op de hoogte, abonneer u op de Zakenreis.nl nieuwsbrief!

nieuws
Eerste succes Ben Smith

Eerste succes Ben Smith

19/10/2018

Air France heeft een akkoord gesloten met vijf vakbonden van het grond- en cabinepersoneel, die driekwart van de werknemers achter zich hebben, over een loonsverhoging van in totaal vier procent….