Bedrijven in Nederland hebben geen idee hoeveel geld zij uitgeven aan meetings & evenementen (M&E). Doordat deze uitgaven niet centraal worden gemanaged, zijn de kosten veel hoger dan nodig. Dit zegt AirPlus op basis van een white paper over strategisch meeting management in Nederland.
Bijna tachtig reizende bedrijven werden ondervraagd over hun M&E uitgaven. Opvallend is dat waar 76 procent een beleid heeft voor zakenreizen, slechts 47 procent een specifiek beleid heeft opgesteld voor meetings & evenementen. Iets meer dan de helft (54 procent) zegt dat de totale M&E kosten worden geanalyseerd. Veertien procent bekijkt alleen de uitgaven aan hotels en locaties en 8 procent zegt dat data verspreid zijn over verschillende afdelingen. Achttien procent analyseert niets en 6 procent heeft geen idee. Volgens AirPlus zijn de wirwar aan facturen en de versnippering van de organisatie van M&E binnen het bedrijf er de oorzaken van, dat bedrijven geen idee hebben hoeveel ze waaraan uitgeven. Toch meent 85 procent voldoende overzicht te hebben over de kosten.
Om aan de onduidelijkheid een einde te maken, heeft AirPlus in Nederland de Meeting Card geïntroduceerd. Hiermee kunnen bedrijven al hun uitgaven aan M&E afrekenen, gespecificeerd naar de kostensoort en met de mogelijkheid deze toe te kennen aan bijvoorbeeld een afdeling, project, enzovoorts. Op deze manier kunnen bedrijven precies zien wat zij uitgeven aan locaties/hotels, eten en drinken, audiovisuele hulpmiddelen, et cetera. Dit is de eerste stap naar professionalisering van de organisatie van M&E. Op basis van de beschikbare data kan een bedrijf bijvoorbeeld besluiten met minder leveranciers te werken en zo betere prijsafspraken maken.
Meer over het white paper Strategisch Meeting Management van AirPlus leest u in de komende ZAKENREIS.
