De coronacrisis mist zijn effect op de wereldwijde Mice-sector niet. Steeds meer grote en kleine congressen, meetings en vergaderingen worden afgelast of uitgesteld. Maar het is nog te vroeg om van een vergadercrisis te spreken.

Het had de jaarlijkse hoogmis van de techwereld moeten zijn: het Mobile World Congress (MWC) in Barcelona, waar eind februari vrijwel elke mobieltjesfabrikant zijn nieuwste telefoons aan de wereld had willen laat zien. Maar half februari moest organisator GSMA voor het eerst in 34 jaar de megabijeenkomst – waar 110.000 bezoekers en 2800 exposanten werden verwacht – afblazen. ‘De mondiale zorgen over de uitbraak van het coronavirus, de reisbeperkingen die dat met zich meebrengt en de veiligheid van bezoekers en exposanten maken het voor ons onmogelijk dit evenement te organiseren.’

Sindsdien gaat het snel. Messe Berlin heeft een streep gehaald door toerismebeurs ITB die begin maart in Berlijn zou plaatsvinden. “Met meer dan 10.000 exposanten uit meer dan 180 landen is ITB Berlin van groot belang voor de wereldwijde toeristische sector,” aldus topman Christian Göke van Messe Berlin. “Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor de gezondheid en veiligheid van onze gasten, exposanten en medewerkers zeer serieus. Met een trieste blik kijken we uit naar de annulering van ITB Berlin 2020, die nu noodzakelijk is geworden.”

De reisbranche had ITB graag willen laten doorgaan, maar Messe Berlin zag geen mogelijkheden te voldoen aan eisen van de Duitse gezondheidstoezichthouder die voorschrijft dat deelnemers en exposanten die in risicogebieden zijn van deelname worden uitgesloten. Het is tot nu de grootste klapper in de Mice-wereld, maar lang niet de enige. In Zwitserland werd de jaarlijkse Autosalon hals over kop afgeblazen, nadat eerder ook een grote beurs voor de mondiale juweliersbranche werd gecanceld. Niet eens omdat deelnemers afhaken, maar omdat de organisatie niet het publicitaire – en juridische risico wilde lopen.

Congressen worden uitgesteld of afgeblazen
De mondiale conferentiebrancheorganisatie ICCA hield tot eind februari vol dat de impact van de viruscrisis op grote internationale congressen vooralsnog beperkt was. Maar met de opmars van de coronabesmettingen, na China in Noord-Italië en Zuid-Korea en nu in vrijwel elk Europees land, is de situatie flink veranderd. “Er blijven grote evenementen gehouden worden, ondanks zorgen over de coronauitbraak en de complicaties die dit met zich meebrengt,” aldus Iccatopman Senthil Gopinath. “Organisatoren van grote bijeenkomsten moeten zich voorbereiden op negatieve adviezen voor face-to-face meetings. Waar dat niet mogelijk is, moeten we samenwerken om oplossingen te vinden om de uitwisseling van informatie mogelijk te blijven maken.”
Dat is volgens de organisatie ook noodzakelijk, omdat een aanzienlijk deel van de internationale bijeenkomsten medische congressen betreft. “Wij geloven dat onze industrie een rol kan spelen in het vinden van een oplossing voor de corona-uitbraak.”

Desondanks worden vooral medische congressen geraakt; tot nu toe 18. Zelfs op het laatste moment, zoals Kees Storm, een onderzoeker van de TU Eindhoven overkwam toen hij begin maart in Denver landde en pas in het hotel hoorde dat een medisch congres van de American Physical society dat de volgende dag zou beginnen, was gecanceld. ‘Holy shit, duizenden mensen moeten al in Denver zijn,’ tweette Stom. ‘Dit is enorm. Geen idee wat ik nu moet doen. Ik vlieg pas over een week terug.’ Na tussenkomst van de organisatie kon Storm alsnog snel terugkeren.

Ook veel technologiecongressen worden, ook uitgesteld of afgeblazen. Facebook heeft zijn developers-conferentie geschrapt en Google zijn Global News summit, die in april zou plaatsvinden. Microsoft en Apple overwegen hetzelfde te doen met hun bijeenkomsten in respectievelijk mei en juni. GDC, een grote beurs voor gamedevelopers die half maart in San Francisco zou plaatsvinden, is al voor onbepaalde tijd uitgesteld.

In Azië en de Pacificregio zijn nu 52 internationale bijeenkomsten uitgesteld, elf helemaal afgeblazen en twee uitgesteld, bij elkaar net 6 procent van het totale aantal bijeenkomsten in het werelddeel dit jaar. Daarbij gaat het wel om internationale conferenties. Over vakbeurzen en vergaderingen zijn cijfers schaarser. In Singapore en Hongkong, populaire uitvalsbasis voor Chinese meetings, zouden al honderden bijeenkomsten zijn afgeblazen. Het gaat daarbij vooral om meetings met 10 tot 50 deelnemers.

En waar bijeenkomsten wel doorgaan, is het maar de vraag of deelnemers nog komen opdagen. een groot aantal internationale bedrijven heeft zijn reisgedrag tot een minimum beperkt, uit kostenoverwegingen maar ook om risico’s zoveel mogelijk te mijden. Zo stellen onder meer Unilever en de Nederlandse tak van voedingsgigant Nestlé alle reizen en externe meetings tot eind maart uit, of vervangt deze door digitale bijeenkomsten.

Lege beursvloer
In Nederland zijn nog geen beurzen of bijeenkomsten getroffen, zover het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC) kan nagaan. “Ik durf niet te zeggen of dit stilte voor de storm is,” zegt Eric Bakermans, manager meetings & conventions. “Maar als je nu iets organiseert met een flinke component uit China en je hebt de kans hebt om dat drie maanden uit te stellen, dan zou ik dat overwegen. Maar zeker niet afstellen, desnoods zoek je naar andere manieren van uitwisseling van informatie.”

Voor Nederlandse bezoekers aan bijeenkomsten in het buitenland ligt dat anders. Bakermans: “Je hoeft je echt geen grote gezondheidszorgen te maken. Het is eerder de vraag of je niet op een lege beursvloer terecht komt, omdat anderen afhaken. Wij zouden begin april als NBTC met een delegatie meedoen aan een vakbeurs in Singapore. Die gaat niet door. Ik had niet zo’n zorg over de gezondheid, maar wel om tijd te investeren in een lege beursvloer.”

NBTC verwacht wel een flinke coronatik voor het Chinees bezoek aan ons land, zowel leisure als zakelijk. Dat zal dit jaar niet boven de 300.000 zal uitkomen, tegen 380.000 in 2019. “Ik schat in dat de zakelijke impact vrij beperkt is,” zegt Bakermans. “Er waren voor dit jaar toch nog geen grote incentivereizen aangemeld.”
Bij zulke reizen belonen Chinese ondernemers hun personeel met een meeting en toeristisch bezoek, soms wel tot 4000 deelnemers tegelijkertijd.
Bakermans zou het dom vinden dat bedrijven China nu juist links laten liggen. “Juist omdat het zo belangrijk is om bij de Chinese doelgroep vertrouwen te kweken. Iedereen die met Chinezen werkt, weet dat dat belangrijk is. Dat is ook onze opdracht aan onze NBTC-vestiging in Peking, om contact te blijven houden. Ik hoop dat we het verschil maken door onze Chinese partners niet in de kou te laten staan.”

Minder handenschudden
Ook RAI Amsterdam ontkomt niet aan de gevolgen van de coronacrisis. “We zouden volgende maand in Sjanghai onze eigen beurstitel Aquatech China organiseren,” zegt Nils Vonder. “Maar we kregen toch veel aanwijzingen dat exposanten en bezoekers zich zorgen maakte of ze wel konden reizen. Daarom hebben we in overleg met de Chinese overheid besloten de bijeenkomst tot augustus uit te stellen.”

In Amsterdam zelf zijn de gevolgen beperkt. “We zien zowel bij exposanten en organisatoren dat het heel erg meevalt,” zegt Vonder. “Annuleringen krijgen we helemaal niet, soms zeggen er deelnemers af. We bekijken het per dag, volgens de richtlijnen van het Rivm en de WHO, ook nu de situatie in Italië en Zuid-Korea verandert. We blijven wel alert.”
Wel nam RAI in februari extra voorzorgsmaatregelen bij Huishoudbeurs en de grote internationale techbeurs Integrated Systems Europe (ISE). Vonder: “In samenspraak met ISE hebben we, terwijl de crisis zich ontwikkelde, allerlei maatregelen genomen.” Zo werd het aantal EHBO-posten verdubbeld, hingen er veel borden met voorschriften en stonden overal desinfecteringsmiddelen. “Je rook de desinfecterende handcrème overal.”
Daardoor zijn er weinig afzeggingen en annuleringen geweest. “In totaal waren er zeventig afzeggingen, op 53.000 bezoekers,” zegt Vonder. “Mensen hadden het er wel over, maar de borrels gingen gewoon door. Er werden alleen wat minder handen geschud.”
Over de rest van het jaar durft de RAI nog geen uitspraak te doen. Het bedrijf staat de komende weken nog botenbeurs Hiswa, de Independent Hotel Show en medische bijeenkomsten van neurologen en radiologen te wachten. Ook organiseert wereldluchtvaartorganisatie IATA haar jaarcongres in juni in Amsterdam.

Ook elders lijken de gevolgen voor de Nederlandse congresbranche nog beperkt. Vooralsnog gaat in maart kunstbeurs Tefaf in Maastricht door, hebben beurscomplex Mecc en de burgemeester van Maastricht t laten weten.

Ook de Jaarbeurs verwacht nog geen grote gevolgen. Ook niet nadat een aantal bedrijven uit de metaalbranche het beursbedrijf tevergeefs verzocht een grote beurs voor de metaalbranche, Technishow die half maart plaatsvindt, vanwege corona af te blazen. ‘Gebaseerd op de informatie van het RIVM en de Nederlandse overheid, is er geen indicatie dat Technishow geen doorgang zou moeten vinden,’ aldus de Jaarbeurs.