Home / Blogs / Herman Mensink / Travel management nieuwe stijl

Travel management nieuwe stijl

30/08/2012

– door Herman Mensink –

Ik raak er steeds meer van overtuigd dat het beheren en beheersen van de zakelijke reiskosten, travel management dus, in een nieuwe fase terechtkomt. Het zal dus ook op een andere wijze door de bedrijven moeten worden georganiseerd.

De hedendaagse travel management-filosofie gaat uit van controle op de eindgebruiker, op uitgaven, op processen en op kosten die door medewerkers worden gemaakt tijdens een zakenreis. De technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren hebben er echter voor gezorgd dat de beslissingsbevoegdheid en het maken van verantwoorde keuzes meer bij de eindgebruikers is komen te liggen.

Integraal onderdeel van de huidige travel management opzet binnen bedrijven is veelal een strak reisbeleid, dat dicteert met welke maatschappij moet worden gereisd, in welk hotel moet worden overnacht en met name via welk kanaal de reserveringen voor deze diensten moeten plaatsvinden. De zakenreisbureaus vervullen in het algemeen deze ‘one-stop shop’ rol voor de bedrijven. Daarbij vormt de managementrapportage op het gebied van de reiskosten, naast professioneel advies en dienstverlening, een essentieel onderdeel.

Online booking tools, waarbij de reizigers zelf hun vluchten boeken (binnen de kaders van het reisbeleid van het bedrijf), worden veelal gefaciliteerd door de zakenreisbureaus. Zo blijft de managementinformatie voor het bedrijf gestructureerd beschikbaar. De kosten voor vlieg- en treintickets, vervoer op de plaats van bestemming en verblijfsaccommodatie worden door middel van corporate cards betaald en verwerkt, waardoor ook deze kosten inzichtelijk en dus beheersbaar zijn.

Kostenbeheersing is belangrijk, maar is het managen op kosten alléén wel het belangrijkste doel voor een onderneming? Volgens mij is het essentieel voor bedrijven om inzicht te verkrijgen in de waarde van de relaties die een bedrijf onderhoudt met haar externe leveranciers, partners, (internationale) medewerkers én de return on investment die hierbij wordt gerealiseerd.

In plaats van het managen op reiskosten moeten we ons dus gaan richten op het optimaal onderhouden en managen van de zakelijke relaties. Face-to-face meetings – dus zakenreizen – kunnen hier een onderdeel van vormen, maar zijn zeker niet de enige manier.

De focus van het corporate travel management zal dus veel meer moeten liggen op het ondersteunen van de onderneming bij het maken van de afweging wat de beste wijze is om de contacten en zakelijke relaties met klanten, leveranciers en collega’s op verschillende locaties en in verschillende landen te onderhouden. Het onderhouden van deze contacten kan op allerlei manieren gebeuren: via telefoon, mail, videoconferencing en reizen, face-to-face meetings. De basis voor de keuze van een van deze opties ligt niet zozeer alléén in een kostenplaatje, maar in een return on investment afweging.

Het afsluiten van een contract met een klant of leverancier vereist een totaal andere benadering dan het gezamenlijk afstemmen van bijvoorbeeld een project door collega’s. Het is duidelijk dat de return on investment berekening in deze beide gevallen nogal verschilt.

Dit houdt dus ook in dat travel management nieuwe stijl (ik spreek liever over relationship management) binnen de bedrijven anders zal moeten worden georganiseerd. De toegevoegde waarde van een hedendaagse travel management functie – die momenteel nog vaak gezien wordt op het gebied van inkoop, procedures en kostenbesparingen – zal in de toekomst veel meer moeten liggen op het gebied van ‘outcomes’ en het rendement. In plaats van het sturen op processen, vaste distributiemodellen (ter ondersteuning van het verkrijgen van managementinformatie) en kostenreductie is het voor de travel manager van de toekomst belangrijk om naast het inzicht te houden in de kosten van de zakenreizen, ook kosten van andere middelen die worden gebruikt om relaties te onderhouden in beeld te hebben.

De travel manager van de toekomst zal integraal onderdeel moeten zijn van de budgetteringscyclus, die op alle niveaus binnen de bedrijven en bedrijfsonderdelen plaatsvindt. Wat ligt er dan meer voor de hand dan dat de travel manager automatisch betrokken wordt bij het managen van deze budgetten? De focus van de rol van travel manager verschuift op deze manier automatisch van ‘policy compliance’ naar ‘budget compliance’.

Als gevolg van deze ontwikkeling wordt de travel manager nieuwe stijl ook véél meer gepositioneerd in de rol van een persoon met brede expertise binnen de organisatie die – meer dan een kostenwaakhond – ondersteunend is aan de afdelingen en de budgetten en faciliterend is bij het onderhouden van de contacten van de medewerkers van het bedrijf met zowel interne als externe relaties.

In gevallen waar wordt gereisd, zal de nieuwe travel manager veel meer vanuit het oogpunt van ondersteuning aan de business mission, het werkelijke doel van de reis, acteren. Binnen deze functie zal ook een centrale rol in het kader van de belangrijke zorgplicht van bedrijven jegens haar medewerkers, de ‘duty of care’ kunnen worden ondergebracht.

In de nieuwe opzet zal de focus ook veel meer moeten liggen op beïnvloeding van de medewerkers in plaats van –wat momenteel mede als gevolg van de strakke reisregels nogal eens het geval is – beperking en intimi­datie. De tijd van mandateren is voorbij, het dwingen van reizigers in bepaalde structuren wordt lastig in een wereld waar iedereen toegang heeft tot alle mogelijke informatie en waarbij de zakenreiziger als gevolg van de beschikbaarheid van al deze informatie zijn of haar eigen zakelijk verantwoorde beslissingen zal willen nemen.

Herman Mensink is voorzitter van de Corporate Travel Association (CORTAS), lector Aviation Management en Business Travel Management op de NHTV te Breda en vice-president EMEA van de PRISM Group Inc.

Blijf op de hoogte, abonneer u op de Zakenreis.nl nieuwsbrief!

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
Blogs
Nu vliegen is geen feestje

Nu vliegen is geen feestje

29/07/2021

De drang was groot. Zólang niet de grens over geweest, vanwege die vermaledijde coronacrisis. En dat voor een reisjournalist! Dus de stoute schoenen aangetrokken en deze maand een bestemming uitgekozen,…

Hoop is geen strategie

Hoop is geen strategie

21/10/2020

U zult ook wel moe zijn geworden van al die coronadiscussies: komt reizen weer op het niveau van vroeger? En op welk niveau, en hoe snel? We kijken naar grafieken…

Bij twijfel niet inhalen

Bij twijfel niet inhalen

02/07/2020

Ik las laatst dat corona meer op een religie dan op een pandemie lijkt. Naarmate het gevaar van besmetting in Nederland onzichtbaarder wordt, heeft iedereen een eigen versie van de…

‘Lieve KLM’

‘Lieve KLM’

07/10/2019

Gefeliciteerd met je honderdjarig bestaan. Je bestaat nu eeuwig. Dat is echt heel knap. Ik schrijf deze column tijdens de zoveelste vlucht die ik dit jaar met je maak. Ik…