Ik heb al vele malen geschreven over de onderwerpen duty of care en risk management in de zakenreiswereld. Steeds word ik weer verrast door personen in de industrie die het halsstarrige beeld blijven uitdragen dat duty of care gelijkstaat aan traveller tracking en wat te doen bij terroristische aanslagen. Het is begrijpelijk dat de veiligheid van reizigers als gevolg van geopolitieke conflicten en terroristische aanslagen hoog op de agenda staat en in de media breed wordt uitgemeten.

Maar hoewel deze aanslagen helaas op grotere schaal plaatsvinden dan in het verleden, is het vele malen waarschijnlijker dat een zakenreiziger slachtoffer wordt van ‘kleine’ misdaad, zoals roof van paspoort of laptop. Ook kan hij betrokken raken bij een auto-ongeluk of ziek worden tijdens een reis. Dit overkomt zakenreizigers vaker dan een terroristische aanslag. Het zijn met name deze minder sensa­tionele ervaringen waarmee zakenreizigers worden geconfronteerd, maar die inte­graal onderdeel uitmaken van een risk management-beleid van een bedrijf.

Volgens een recent onderzoek door risk management-bedrijf Ijet waren gedurende de afgelopen vijf jaar 54 procent van alle incidenten security-gerelateerd, terwijl in 46 procent van de gevallen politieke, gezondheids- en vervoersincidenten oor­­zaak waren van problemen van zakenreizigers. Het merendeel van deze incidenten kan op ieder moment, in ieder land en op iedere locatie plaatsvinden. Het ligt voor de hand dat een simpele traveller tracking-filosofie, waarbij een travel management company (TMC) claimt aan te kunnen geven waar een reiziger zich op een bepaald moment bevindt, niet voldoende is. Temeer omdat in de meeste gevallen alleen kan worden gerapporteerd dat een reiziger (aan de hand van ticketing data) naar een bepaald vliegveld is gereisd; in het algemeen is dat niet de eindbestemming. Aangezien het nog steeds zo is dat slechts een beperkt percentage van de verblijfs­accommodaties via TMC’s wordt geboekt, is dat ook geen betrouwbare informatiebron.

Gebruikmaken van geolocatie van reizigers
Eigenlijk is er maar één integraal afdoende oplossing, en dat is gebruikmaken van de geolocatie van reizigers. Nu hoor ik u al zeggen: mijn reizigers beschouwen het als een inbreuk op hun privacy als het bedrijf er traveller tracking-methodieken op nahoudt die gebaseerd zijn op geolocatie. Dit beeld wordt in feite gevormd door angst en on­­wetend­­heid van personen die op reis gaan. Het is dan ook aan het bedrijf, de risk manage­ment-afdeling en de travel manager om duide­lijk te maken dat gebruik­making van geolocatie in hun eigen belang is en een inte­graal onderdeel vormt van de risk management-strategie van het bedrijf. Communicatie, uitleggen, de zorgen wegnemen en het belang benadrukken is hier het centrale motto.

Traveller tracking op basis van geolocatie kan van een simpele basisopzet uitgaan waarbij iedere reiziger (ze hebben tegenwoordig allemaal een smartphone) een duidelijke instructie van het bedrijf krijgt om tijdens een zaken­reis door middel van een speciale app ‘in te checken’ op een bepaalde locatie (net zoals bij Facebook). Dit is dan onderdeel van een integraal communicatiesysteem, gebaseerd op geolocatie, dat onderdeel vormt van het integrale risk management-systeem van een bedrijf.