Hebt u weleens gehoord van Simon Sinek? Hij is een Amerikaanse schrijver en een internationale goeroe op het gebied van leiderschapsontwikkeling. Een van zijn bekendste boeken, Start with Why, is gebaseerd op het concept van the golden circle.

Deze golden circle bestaat volgens Sinek uit drie elementen: Waarom, Wat en Hoe.  Sinek stelt dat het merendeel van de bedrijven zich bezighoudt met wat ze
doen en hoe ze dat doen, maar in het algemeen vergeten waarom ze dit doen, terwijl Wat en Hoe in feite een vervolg zijn van Waarom.

In mijn jarenlange reis door travel manage­ment­land ben ik veel personen tegen­ge­komen die mij precies wisten te vertellen wat ze deden en hoe ze bepaalde dingen deden, terwijl een duidelijk antwoord op mijn vraag ‘waaróm doe je dit’ veelal uitbleef. De meest gehoorde antwoorden op mijn Waarom-vraag waren ‘om kosten te besparen’ of ‘om te controleren of de travel policy wel wordt gevolgd’.

In mijn optiek is het gebrek aan een duide­lijke Waarom-vraag bij bedrijven en hun travel managers de oorzaak van veel onduidelijkheid en in veel gevallen zelfs frustratie. De ene manager binnen het bedrijf vindt kostenbesparing belangrijk, terwijl voor een ander de zorgplicht jegens de medewerkers bovenaan staat. En nummer drie vindt het ondersteunen van de medewerkers tijdens hun zakenreis het allerbelangrijkst, zodat een optimaal resultaat, een return on investment, kan worden gerealiseerd. Als we dan naar deze zelfde personen als individuele zaken­reizi­gers kijken, is voor hen het comfort tijdens een reis veelal een belangrijke factor.

Bepaal een strategie
Al deze invalshoeken zijn begrijpelijk en ook herkenbaar, maar zorgen ervoor dat travel managers altijd bezig zijn om meerdere ballen in de lucht te houden en branden te blussen, en hierdoor problemen hebben om hun werkelijke toegevoegde waarde duidelijk voor het voetlicht te brengen. De travel managers worden steeds meer in beslag genomen door operationele en – op z’n hoogst – tactische activiteiten, waardoor de belangrijkste, strategische vragen op tafel blijven liggen. Zij zijn verstrikt geraakt in het web van het moeten verdedigen van hun eigen posities en het verklaren waarom zij wel degelijk toe­gevoegde waarde hebben voor het bedrijf.

Tegen deze travel managers zeg ik: start with why. Neem eens de tijd om je af te vragen waarom het belangrijk is om binnen jouw bedrijf zakenreizen te managen en ga dan verder dan de standaardargumenten die ik hierboven beschreef. Er moet toch minimaal één groter bovenliggend doel zijn binnen een bedrijf dat duidelijk maakt waarom het managen van zakenreizen belangrijk is? We noemen dit een strategie.

Zorg ervoor dat er op senior management­niveau eensluidendheid is over deze strategie (Waarom) op het gebied van het managen van de zakenreizen. Wát we dan managen en Hoe we dit dan doen, is dan een logische afgeleide hiervan. Op deze manier zullen alle vragen omtrent de toegevoegde waarde van travel management en de rol van de travel manager kunnen worden gepareerd, waardoor er automatisch meer tijd en aandacht kan worden gegeven aan echt belangrijke zaken waar een travel manager zich mee bezig moet houden.