Alle zakenreizen hebben één ding gemeen: er moet voor worden betaald. Maar hoe? “Drie trends op het gebied van betaalmethoden – virtueel, mobiel en onzichtbaar – smelten samen tot wat wij digitaal betalen noemen,” zegt Lian Wolfs, managing director AirPlus Benelux. “Digitaal betalen zal een hoofdrol spelen in het travel management van de toekomst.”
N.B. Deze blog is het standpunt van Lian Wolfs, Director Benelux van AirPlus.
“Tot een paar jaar geleden, was de manier waarop bedrijven voor hun zakelijke reizen betaalden decennialang min of meer hetzelfde. Sinds de introductie van plastic creditcards in de jaren ’50, zijn er gedurende lange tijd geen ingrijpende veranderingen geweest. Nu breekt echter een nieuw tijdperk aan.
Ik verwacht dat ook de zakenreizigers steeds vaker hun mobiele telefoon zullen gebruiken om producten en diensten af te rekenen in plaats van met plastic kaarten. Er zijn verschillende soorten van mobiel betalen, waaronder een betaalapp van een bank, waarmee je geld kunt overmaken. Of bijvoorbeeld de mobiele portemonnee, waarin een ‘echte’ betaalkaart digitaal is opgeslagen. Ook is het mogelijk dat de transactie ‘onzichtbaar’ plaatsvindt: tijdens het rijden over een tolweg worden de kosten automatisch van je rekening afgeschreven.
De ontwikkelingen gaan snel, en dat geldt zeker voor virtueel betalen. Niet alleen bij AirPlus, maar ook bij andere aanbieders van betaalproducten, zie je dat het gebruik van virtuele creditcards een vogelvlucht neemt. In 2016 werd elke 10 seconden een reistransactie afgerekend met onze A.I.D.A.-oplossing – dat vond plaats in totaal 198 landen. Vooral voor hotels maar ook voor vluchten. Dat is niet verwonderlijk: het is makkelijk, veilig en de data die je ermee verkrijgt is betrouwbaar en volledig.
Meestal wordt een virtueel creditcardnummer aangemaakt voor slechts één transactie, voor betaling van een van tevoren vastgesteld bedrag. Een voorbeeld. Een scheepvaartbedrijf stuurt een nieuwe crew naar Singapore. De dertig zakenreizigers worden in verschillende hotels ondergebracht, waar zij – afhankelijk van hun werkzaamheden – een verschillend aantal dagen verblijven. Iedere zakenreiziger heeft zijn persoonlijke, eenmalige creditcardnummer gekregen, waarmee hij of zij de hotelovernachtingen plus ontbijt kan betalen. Deze manier van betalen is veilig: je kunt immers niets verliezen en de kosten worden direct aan het bedrijf gefactureerd. Je hoeft geen betalingen vooraf te doen en weet van tevoren precies wat er wordt uitgegeven, waardoor je grip op de reiskosten houdt. Bovendien kan dit virtuele betaalmiddel ook makkelijk worden ingezet voor álle medewerkers van het bedrijf: de frequente reiziger en voor werknemers die slechts sporadisch op zakenreis gaan en normaal gesproken geen corporate creditcard krijgen. Of voor externe relaties, zoals bijvoorbeeld consultants of zakelijke gasten.
Gedetailleerde data voor travel manager over reisuitgaven
Naast het gemak voor de reiziger, is er ook een groot voordeel voor de travel manager. Hij of zij krijgt gedetailleerde data over de reisuitgaven: per reiziger, per hotel, per project, et cetera. Daarnaast scheelt het enorm in de administratiekosten, omdat je niet allemaal verschillende facturen hoeft te verwerken en tijdrovende reisdeclaraties komen te vervallen.
AirPlus heeft al in 2006 de virtuele betaaloplossing A.I.D.A. (AirPlus Integrated Data en Acceptance) op de markt gebracht. A.I.D.A. is een product dat continu in ontwikkeling is met nieuwe functionaliteiten.
Vandaag wordt de virtuele creditcard vooral gebruikt door travel management companies om hotelboekingen, low-cost carriers en autohuur te betalen. Ik voorzie dat binnen drie jaar tijd voor alle reizigers betalingen met een virtuele creditcard worden verricht en ‘het plastic’ langzamerhand verdwijnt. Over drie tot vijf jaar zullen hoogstwaarschijnlijk ook uitgaven onderweg, zoals voor restaurants en taxi’s, op deze manier door zakenreizigers kunnen worden afgerekend. Alles wordt centraal aan het bedrijf gefactureerd en kan elektronische worden ingelezen in het financiële systeem.
Voor de travel manager betekent een virtuele betaaloplossing zoals A.I.D.A. een enorme verrijking van de data over reizen en verblijven. Deze informatie kan weer worden gebruikt en in de onderhandelingen met leveranciers en om het reisbeleid te sturen.
Ik ben ervan overtuigd dat virtueel betalen de toekomst heeft: zowel uit het oogpunt van reizigersgemak als voor het bedrijf.
Wordt vervolgd.
