Home / Artikel / Zakenreisbranche moet virtueel én live worden

Zakenreisbranche moet virtueel én live worden

28/09/2020

Het aantal zakenreizen is als gevolg van de wereldwijde coronacrisis gedecimeerd. Videoconferencing, Skype, Zoom en Teams zijn in de plaats gekomen van zakenreizen, meetings en congressen. Het is niet realistisch te denken dat de zakenreisindustrie in al haar facetten nog ooit in haar ‘oude’ vorm, op pre-Covid-19-niveau, zal terugkeren.

De huidige crisis vraagt om een hernieuwde focus op en aanpak van travel management. Misschien moeten we in de toekomst niet eens meer praten over travel management. Travel management bij bedrijven moet naar mijn idee steeds meer worden gezien als het faciliteren van relatiemanagement. In welke vorm dit laatste zal worden gegoten – met veel of weinig zakenreizen en met gebruikmaking van alternatieven voor reizen – zal in de loop van de tijd pas duidelijk worden. Eén ding staat als een paal boven water: toekomstige travel managers zullen in toenemende mate behoefte hebben aan het vergaren van kennis en het delen van ervaringen. Ze zullen zich moeten voorbereiden op een breder werkgebied en zich aanpassen aan een nieuwe realiteit.

Grote sponsorships niet langer realistisch
Het is daarom des te triester dat een organisatie als ACTE, de Association of Corporate Travel Executives, na 32 jaar heeft moeten besluiten te stoppen met al haar activiteiten. Tegelijkertijd is GBTA, de Global Business Travel Association, in een serieuze crisis beland, mede als gevolg van fundamentele managementproblemen die er zelfs toe hebben geleid dat een aantal belangrijke sponsoren heeft besloten hun steun aan GBTA – zowel financieel als inhoudelijk – stop te zetten. Ik heb veel vertrouwen in Dave Hilfman, de tijdelijke crisismanager die is aangesteld om GBTA weer op de rit te krijgen en
het geschonden vertrouwen te herstellen. Maar dit zal echt veel tijd vergen.

Ik zet grote vraagtekens bij de huidige opzet van dergelijke zakenreisverenigingen. Deze crisis biedt de uitgelezen mogelijkheid dit rigoureus aan te pakken. Ten eerste vind ik dat het financiële model van deze organisaties op de schop moet. Subsidies door marktpartijen in de zakenreisindustrie in de vorm van grote sponsorships is niet langer realistisch. Daar waar de inkomsten uit congressen (en voor GBTA met name de trade shows) een substantiële bron van inkomsten waren, zal Covid-19 ook op dit gebied haar sporen achterlaten. GBTA had vóór corona een organisatie met honderden medewerkers in dienst met de inherent gigantische overheadkosten. Het astronomisch hoge jaarsalaris van de CEO van GBTA van bijna een miljoen dollar is daar een schrijnend voorbeeld van.

Delen van kennis en ervaring
Als we naar het fundament van zakenreis­verenigingen kijken, zie ik het delen van kennis en ervaringen in ons specifieke vakgebied als essentieel, dit alles ter ondersteuning van travel managers en travel buyers, de organisatoren en inkopers van zakelijke reizen. Relatiemanagement van marktpartijen in de zakenreisindustrie met de travel managers van bedrijven is natuurlijk ook een belangrijk element. Maar dat kan volgens mij ook prima plaatsvinden zonder alle toeters en bellen. Het zou veel meer moeten worden toegespitst op inhoudelijke steun in de vorm van strategische samenwerkingsverbanden.

We hebben tijdens Covid-19 geleerd dat virtuele bijeenkomsten (hopelijk naast fysieke bijeenkomsten) uitstekend kunnen werken. De kosten van het organiseren van een virtuele bijeenkomst zijn doorgaans veel lager dan die van face-to-face evenementen. Daarnaast zijn ze goedkoper voor de deelnemers, die niet meer de financiële druk voelen van reis- en verblijfkosten. En de drempel om deel te nemen aan deze virtuele bijeenkomsten ligt begrijpelijkerwijs ook lager. Daarnaast staan deelnemers niet meer voor de alles-of-niets-keuze om met name bij grote conferenties en bijeenkomsten meerdere dagen van kantoor te moeten zijn, want de werkdruk is na zo’n bijeenkomst alleen maar hoger.

Virtuele evenementen worden ook niet beperkt door grenzen. Organisatoren kunnen 24 uur per dag wereldwijde conferenties houden met verschillende regio’s die op verschillende tijdstippen en in verschillende talen beschi­k­baar zijn. Hoewel met name interactie bij live-evene­menten als zeer waardevol wordt ervaren, leert de praktijk ook dat virtuele bijeen­komsten in het algemeen meer door­dacht worden voorbereid en dat presentatoren beter gefocust zijn op de behoeften van de toehoorders. Nadeel is wel dat deelnemers bij virtuele bijeenkomsten vaak een kortere spanningsboog hebben en sneller zijn afgeleid. Het genereren van data is ook een groot voordeel van virtuele evenementen. Nuttige, hoogwaardige gegevens kunnen tijdens het evenement worden verzameld uit enquêtes en andere interacties. Dit kan de basis zijn voor daaropvolgend onderzoek en feedback uit de industrie.

Verschuiving van fysiek naar virtueel
Ik suggereer absoluut niet dat een scherm de ervaring van het bijwonen van een fysieke gebeurtenis volledig kan vervangen, integendeel. Een gedeeltelijke verschuiving van fysiek naar virtueel zorgt er in ieder geval wel voor dat de kosten in het algemeen veel lager kunnen zijn. Professionele zakenreisverenigingen zouden in hun nieuwe vorm veel meer moeten drijven op lidmaatschaps- en presentiegelden (wat mij betreft staan de NATM- en CORTAS-opzet hier model voor). Deze vergoedingen zouden de lagere kosten van een virtueel evenement kunnen dekken.

Een strategische samenwerking met een hogeschool of universiteit is essentieel, waarbij ook gezamenlijke onderzoeksprojecten kunnen worden opgestart. Een mooi voor­beeld van dit type samenwerking is de door NATM en Breda University of Applied Sciences opgezette en zeer succesvolle NATM-Academy.

Een verdere toegevoegde waarde van de zakenreisverenigingen in de nieuwe vorm voor hun leden is het faciliteren van een zogenoemd buddytraject, waarbij de meer onervaren leden aan de hand worden genomen door een medelid met uitgebreidere ervaring. Dit concept kan zelfs breder worden getrokken: door het selectief uitnodigen van experts in verschillende leveranciersdisciplines kunnen leden zich door hen laten begeleiden en samen vorm geven aan praktijksimulaties. Deze opzet zorgt automatisch voor een eind aan de eindeloze stroom van best practice-presentaties. Ik weet uit ervaring dat je veel meer leert van dingen die fout zijn gegaan dan van een goedbedoeld vertoog waarvan de meeste elementen binnen jouw bedrijf vaak toch niet toepasbaar zijn.

European Business Travel Association
Daarnaast vind ik dat wij ons in Europa (en dus ook in Nederland) in de ‘oude’ travel management-wereld wel heel erg afhankelijk hebben gemaakt van de Amerikaanse zakenreisverenigingen, met name GBTA en in mindere mate ook ACTE, die primair altijd Amerikaans georiënteerd zijn geweest; beslissingen worden voor het merendeel toch in de VS en vanuit een Amerikaans perspectief genomen. Daarbij is de invloed van de verschillende Europese leden van GBTA Europe marginaal, zo niet minimaal.

Ik ben ervan overtuigd dat de tijd is gekomen voor de verschillende nationale Europese zakenreisverenigingen om de handen ineen te slaan, gezamenlijke uitgangspunten te definiëren en de mogelijkheid te onderzoeken van het oprichten van een European Business Travel Association. De uitdagingen die wij in Europa hebben, zijn complex genoeg en een Europese koepelorganisatie kan volgens mij veel efficiënter opereren dan als onderdeel van een niet-Europese organisatie. Binnen deze European Business Travel Association kunnen tevens de behartiging van de belangen van de leden bij de Europese Commissie in Brussel worden gewaarborgd.

Het opzetten van een dergelijke Europese vereniging vraagt leiderschap en durf van een aantal gevestigde partijen om over hun eigen schaduw heen te springen. Maar als we met z’n allen alle politieke krachtenvelden nu eens opzijschuiven en de zaken benaderen vanuit de primaire behoefte van de bedrijven om hun reizen (lees: relatiemanagement) op professionele wijze vorm te geven, kunnen we niet anders dan concluderen dat het moment is aangebroken om een fundamentele profes­sio­nalisering van de functie, positie en rol van travel management te realiseren.

Ik wens de zakenreisindustrie veel wijsheid en visie toe in deze spannende maar o zo interessante tijd. Een tijd waarin wederom de evolutietheorie van Charles Darwin essentieel zal blijken te zijn: zij die zich het beste aanpassen, zullen overleven.

Dit is een samenvatting van het artikel ‘KLM Health Services in tijden van corona’, dat is verschenen in Zakenreis #518. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 32 euro per jaar.

Herman Mensink
Door: Herman Mensink | herman.mensink[at]zakenreis.nl
Herman Mensink is erelid van de Corporate Travel Association (CORTAS), lector Aviation Management en Business Travel Management op de NHTV en vice-president EMEA van de PRISM Group Inc.

Blijf op de hoogte, abonneer u op de Zakenreis.nl nieuwsbrief!

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
artikelen