Terwijl luchtvaartmaatschappijen het vakantievervoer binnen Europa en naar het Caribisch gebied de afgelopen maanden sterk hebben zien toenemen, blijft herstel van het zakelijke verkeer ver achter. Niet alleen omdat veel intercontinentale landsgrenzen nog gesloten zijn, maar ook omdat grote bedrijven terughoudend zijn om hun zakenreizigers weer op pad te sturen. Zakenreis peilde de travel managers van drie in Nederland gevestigde multi­nationals naar hun verwachtingen voor de komende periode. In deel 1: Vanderlande.

Esther van der Aa is Global Travel Mana­ger bij Vanderlande, wereld­marktleider in toekomst­bestendige logistieke procesautomatisering op luchthavens. De onder­neming is tevens leverancier van deze proces­auto­mati­sering voor distributiecentra en voor pakketdiensten. Er zijn vestigingen op diverse locaties op alle continenten, zoals in Europa, Noord-Amerika, Australië en China. Op het hoofdkantoor in Veghel werken zo’n 2400 mensen. Wereldwijd zijn er meer dan 7500 medewerkers, van wie zo’n 4000 zakenreizigers zijn. In 2019 bedroeg de totale zaken­reisomzet van Vanderlande 50 miljoen euro.

Herstel is fragiel
Esther van der Aa: “Hoewel onze luchthaven­divisie last heeft ondervonden van corona, gaat het met onze andere activiteiten – warehousing en parcel – goed. Vanderlande is een project­gedreven organisatie; bijna alles vindt plaats op locatie. Dat betekent veel hectiek en ad-hoc­werkzaamheden Mede­werkers worden regelmatig lastminute op reis gestuurd voor reparatie of onderhoud. Wij zitten momenteel op 30 procent van de zakenreis­volumes van 2019 en er is een stijgende lijn. Het herstel is fragiel, want door de vele reisrestricties kan die trend van het een op andere moment omslaan.”

Obstakels
Waar Vanderlande het hardst tegenaan loopt, zijn de regels ten aanzien van testen, quarantaine en verplichte documenten, die per land verschillen en continu wijzigen. “Wat het extra complex maakt, is dat mede­werkers van verschillende nationaliteiten naar projecten gaan. Wat kan betekenen dat de ene medewerker soms zonder probleem een land binnenkomt, maar de andere twee testresultaten moet overhandigen en de derde een quarantaineverplichting heeft. Daarnaast hebben wij te maken met allerlei wijzigingen ten aanzien van visa en werk­vergun­nin­gen. Wanneer wij bijvoorbeeld een medewerker uit India voor een project naar Nederland willen halen, kan dat nu alleen op een werkvisum van drie maanden. Een ander obstakel vormt de beperkte beschik­baarheid van luchtvaart­maat­schappijen. Zij hebben hun capaciteit aangepast, waardoor er naar bepaalde be­stemmingen schaarste is ont­staan. En in Australië hanteren ze een quotum op het aantal binnen­komende passagiers. Heb je eindelijk voor je reiziger een stoel naar Sydney weten te reserveren, wordt de vlucht geannuleerd omdat het quotum is bereikt.”

Creativiteit
“Het is erg lastig om mensen naar de Verenigde Staten of Austra­lië te laten reizen. Echter, wanneer je een medewerker naar Aruba laat vliegen en hem bijvoorbeeld twee weken onder een palmboom laat liggen, dan kan diegene daarna gewoon de Verenigde Staten in. Een groep medewerkers uit India hebben we eerst op een project in Mexico gezet, waarna ze na twee weken ook de VS in mochten. We worden creatief binnen de lijntjes, maar niet alles kan. Wil je nu een medewerker uit India naar Hongkong laten reizen, dan gaat je dat niet lukken. Waar mogelijk probeer ik met mijn travel team een creatieve oplossing te bedenken. Datzelfde doen we als thuis­verlof voor mensen die zijn gestationeerd in het buitenland niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat de quarantaineregels te veel tijd in beslag nemen. Dan kijken we naar een vakantie in de buurt of laten we een familielid overvliegen.”

Vaccinaties
“Ik heb begrepen dat bepaalde leveranciers, zoals hotels, mensen die niet volledig zijn gevaccineerd weigeren. Persoonlijk geeft mij dat een heel onheilspellend gevoel omdat dit verdeeldheid onder de bevolking veroorzaakt. Bovendien: ook al ben je gevaccineerd, dan nog kun je corona krijgen en doorgeven. Waar we ook tegenaan lopen, is dat bepaalde vaccinaties niet overal worden geaccepteerd. Medewerkers uit India overwegen daarom zich in Europa opnieuw te laten vaccineren met Pfizer of Moderna. Daarin zijn we heel duidelijk: denk goed na, je kunt niet zomaar vaccinaties van verschillende merken combineren. Vergeet niet dat veel mensen ook nog bang zijn om te reizen. Een survey van maart 2021 van iVisa.com liet zien dat 46 procent van de ondervraagde reizigers het nog angstaanjagend vindt om internationaal te reizen. Daar kun je niet aan voorbijgaan.”

Aangepast reisbeleid
“De zakenreizen bij Vanderlande die nu worden gemaakt, moeten van ‘essentieel’ belang zijn. We hebben een travel framework gemaakt, zodat alle reizigers kunnen lezen wat we verstaan onder ‘essentiële’ reizen. Wij zijn een trust based company, en normaal gesproken is er geen autorisatietraject. Wie echter naar landen reist die oranje of rood zijn gekleurd, heeft nu wel toestemming van een manager nodig. Wij werken ook nauw samen met International SOS, maar merken dat we steeds meer dienstverlening op maat nodig hebben. Er is inmiddels iemand binnen mijn team dagelijks bezig met advies over restricties. We hadden meer ondersteuning nodig, omdat onze reizen zo ad hoc zijn en omdat vanwege de verschillende nationaliteiten op een project de reisrestricties variëren. Ook willen we voorkomen dat iedere medewerker het wiel opnieuw gaat uitvinden en we daardoor inefficiënt bezig zijn. Daarnaast hebben we in-house een afdeling International Mobilty, die gespecialiseerd is op het gebied van visa en short-term en long-term assignments.”

Duurzaamheid
Vanderlande heeft zich aan­ge­sloten bij The Climate Pledge Group, bedrijven en organi­sa­ties die het commitment zijn aangegaan om vanaf 2040 klimaat­neutraal te opereren. Dat is dus 10 jaar eerder dan is afgesproken in het Klimaatakkoord van Parijs. “Wij zijn bezig met het opzetten van een ‘Travel post-Covid’-programma, waarbij we rekening houden met de duur­zaam­heids­doelstellingen van ons bedrijf en deze zo ook willen doorvertalen in het reisbeleid. Vanderlande maakt een enorme groeispurt door, er staan alleen al zo’n 600 vacatures open. Mijn team is in een jaar tijd uitgebreid van één naar drie mensen. Momenteel kijken hoe wij zakenreizen efficiënter kunnen vormgeven en willen we de reizigers bewust maken van de impact van reizen op het milieu. Bijvoorbeeld door niet in één maand vijf keer op reis te gaan, maar in één trip vijf bestemmingen te combineren. Virtuele vergaderingen en virtuele trainingen zijn door corona ook ingeburgerd in de organisatie. Voorheen werden nieuwe mensen vaak inge­vlogen naar onze Aca­demy in Veghel, maar bepaal­de trainingen blijken heel goed virtueel te kunnen. De komende tijd zullen wij veel tijd besteden aan communicatie met de reiziger; wat het betekent als je reist en hoe het ook anders zou kunnen. Deze aanpak wordt breed uitgerold en krijgt support van het senior management.”

Rol van de TMC
“Zelf ben ik hier in november 2019, net voor corona, begonnen als Global Travel Manager. We waren toen volop bezig met de wereldwijde implementatie van een nieuwe TMC, een nieuwe booking tool en het ‘live’ gaan met International SOS. Deze wereldwijde uitrol stopte door corona eind 2020 en is pas recent weer opgepakt. Mede gebaseerd op de ervaringen die we hebben opgedaan tijdens de coronapandemie, zou ik voor toekomstige tenders waarschijn­lijk andere criteria hanteren. Ik hecht er veel waarde aan dat een TMC innovatief is, een gebruiks­vriendelijk boekingsplatform heeft, sterke tools en – het aller­belangrijkste – dat we proactief met elkaar omgaan. Ik wil het gevoel hebben dat een TMC met ons meedenkt, direct inspeelt op potentiële veranderingen en de expertise heeft om snel te kunnen schakelen.”

Dit is een samenvatting van het artikel ‘Ttavel managers stellen doelen voor post-corona’, dat is verschenen in Zakenreis #521. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 32 euro per jaar.