Terwijl luchtvaartmaatschappijen het vakantievervoer binnen Europa en naar het Caribisch gebied de afgelopen maanden sterk hebben zien toenemen, blijft herstel van het zakelijke verkeer ver achter. Niet alleen omdat veel intercontinentale landsgrenzen nog gesloten zijn, maar ook omdat grote bedrijven terughoudend zijn om hun zakenreizigers weer op pad te sturen. Zakenreis peilde de travel managers van drie in Nederland gevestigde multi­nationals naar hun verwachtingen voor de komende periode. In deel 3: MSD.

Inge Kuijpers is Associate Direc­tor Global Design & Meetings bij Merck Sharp & Dohme (MSD). Daarnaast is zij voorzitter van de Nederlandse Associatie voor Travel Management (NATM). MSD is een Amerikaans farma­ceutisch bedrijf dat wereldwijd actief is op het gebied van gezond­heid voor mens en dier. In 2019 gaf MSD 320 miljoen Amerikaanse dollar uit aan zakelijke reizen, ofwel 457.000 tickets. In EMEA was de travel spend 80 miljoen dollar, verdeeld over 50 landen.

Autorisatieproces
Inge Kuijpers: “Sinds het begin van de coronacrisis wordt er bij ons bedrijf uitsluitend gereisd als het echt noodzakelijk is. Daarbij geldt een ‘verzwaard’ autorisatieproces: je reist niet, tenzij de managing director of vice president daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Inmiddels neemt het aantal internationale zakenreizen langzaam toe, bijvoorbeeld tussen Nederland en Duitsland. Maar ik schat dat we nog steeds op minder dan 10 procent van de reisvolumes van 2019 zitten. Als ik zie dat een medewerker naar Singapore vliegt, valt dat echt op – dat zegt wel genoeg.”

Verplicht vaccineren
“Als onderneming die inter­nationaal actief is, zien wij grote verschillen ten aanzien van het lokale vaccinatiebeleid. In bepaalde delen van de wereld mag je medewerkers verplichten zich te laten vaccineren, tenzij dat om medische redenen niet mag. In Europa is zo’n verplichting uit den boze. Als farmaceutisch bedrijf zijn wij extra voorzichtig. Vanaf het begin af aan hebben wij medewerkers die actief zijn bij de productie van medicijnen aangeraden om zich zelfs bij een lichte verkoudheid direct ziek te melden. Daarnaast vragen wij aan onze mensen of zij ons willen laten weten of zij gevaccineerd zijn – die vraag mag je wél te allen tijde stellen, én weigeren. Er zijn vervolgens dan ook drie antwoorden mogelijk: ja, ik ben ingeënt; nee, ik ben niet ingeënt; of: ik wil niet meewerken aan dit onderzoek. Het management gebruikt deze informatie, samen met richtlijnen van de overheid, om te bepalen hoeveel mensen er tegelijk weer op de werkvloer en op kantoor mogen werken.”

Geen heksenjacht
Wel of niet verplicht vaccineren zijn voor Kuijpers lastige maatschappelijke vraagstukken. “Het mag geen heksenjachtachtige vormen aannemen. Ook al ben je gevaccineerd, dan nog kun je zelf ziek worden of een ander besmetten. Ik heb begrepen dat van de 1,7 miljoen mensen die in Nederland niet zijn gevaccineerd, er 700.000 dat niet kunnen laten doen vanwege medische redenen. Het zou vreselijk zijn als deze mensen, die sowieso al heel erg moeten uitkijken voor hun gezondheid, in een isolement zouden komen omdat ze geen vaccinatiebewijs kunnen overleggen. Aan de andere kant zijn er miljoenen mensen die zich wel hebben laten inenten en die nu graag weer normaal verder willen leven. Ook begrijpelijk.”

Meetings
Kleinschalige face-to-face meetings beginnen ook mondjes­maat weer terug te komen. “De afgelopen anderhalf jaar is online vergaderen de norm geweest. Niet uit keuze, het kon nu eenmaal niet anders.”
Kuijpers is benieuwd voor welke vergadervormen de zogeheten meeting owners van MSD zullen kiezen als er weer onbegrensd kan worden gereisd: voornamelijk face-to-face bijeenkomsten, zo veel mogelijk virtueel vergaderen of een hybride vorm? “Met hybride meetings hebben we nog weinig ervaring. Bij de NATM hebben we een keer de deelnemers verdeeld over twee zalen vanwege de indertijd maximum toegestane groeps­grootte. Via een groot scherm in beide ruimtes kon iedereen alles volgen. De meningen waren verdeeld over het succes van deze opzet: je bent erbij, maar ook weer niet helemaal. Bij MSD ontwikkelen wij momen­teel een strategie ten aanzien van virtuele meetings, maar dat kost tijd. We merkten dat tijdens de coronapandemie iedere regio en divisie al zijn eigen oplossing had bedacht om te voorzien in de acute behoefte. Dat kan goed of slecht uitpakken. Wij zijn nu in gesprek met leveranciers voor verschillende soorten meetings, van hele eenvoudige virtuele bijeenkomsten tot grote, professionele online-evenementen waarbij je een productiebedrijf nodig hebt om dat te organiseren.”

Overwaaien
Toegegeven: MSD is in de visie van Kuijpers niet op de muziek vooruitgelopen met een beleid voor virtuele meetings. “Ook al omdat we allemaal dachten dat corona wel over zou waaien ‘na de zomer’. Helaas bleek dat niet het geval en is inmiddels zomer 2021 achter de rug. Nu zijn we bezig het proces te managen en stakeholders die meetings organiseren een kader te geven waarbinnen zij uit meerdere opties kunnen kiezen. Er zijn verschillende redenen om een bijeenkomst te plannen, zoals een training, productinformatie, de kick-off van een project of de voortgang daarvan. Wij willen medewerkers die meetings organiseren de handvatten geven om de beste vergadervorm voor het juiste doel te kiezen.”

Tenderen
“Het huidige contract met onze travel management company loopt nog een aantal jaren door. Ik kan me echter voorstellen dat als een bedrijf in deze tijd voor een nieuwe tender staat, je twee keer nadenkt over hoe je dat gaat aanpakken. Ga je proberen de status quo te bewaren en het contract verlengen totdat er weer ‘normale’ tijden aanbreken? Of ga je juist kijken of een andere aanpak wenselijk is, nu gebleken is dat de frequentie van zakelijke reizen omlaag kan en deels vervangen kan worden door virtuele ontmoetingen. Hetzelfde geldt voor het beleid ten aanzien van meetings, die in het verlengde van zakenreizen liggen. Wij hebben gelukkig nog even de tijd om ons daarover te beraden.”

Dit is een samenvatting van het artikel ‘Ttavel managers stellen doelen voor post-corona’, dat is verschenen in Zakenreis #521. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 32 euro per jaar.