Home / Artikel / ‘Houd strategisch travel management in huis’

‘Houd strategisch travel management in huis’

24/09/2018

Birgit Roeterdink is sinds oktober 2017 global travel manager van Lumileds, een voormalige dochteronderneming van Philips die geavanceerde verlichtingsoplossingen voor de automotive markt, mobiele telefoons en andere verlichtingsmarkten levert. Zij geeft leiding aan de ontwikkeling van een volledig nieuw zakenreisprogramma voor 9000 medewerkers in 30 landen.

Bedrijven stoten steeds vaker werkzaamheden af die niet tot hun kernactiviteiten behoren. Kan dat ook met travel?
“Het operationele en tactische deel van zakenreizen kun je prima outsourcen, maar het strategische deel moet je in huis houden. Het mag niet zo zijn dat een travel management company (TMC) volledig bepaalt welke richting je als bedrijf opgaat. Afhankelijk van de grootte van het reisprogramma moet iemand binnen het bedrijf – fulltime of parttime – de leverancier aansturen en uitdagen om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Hij of zij moet verstand hebben van de zakenreismarkt, en ook beschikken over de juiste tools. Veel bedrijven realiseren zich onvoldoende hoe belangrijk het is om een goed gecontroleerd reispro­gram­ma te hebben. Niet alleen om kosten te besparen maar ook met het oog op Duty of Care. Mijn mantra is: behoud als bedrijf de controle.”

Hoe zou idealiter de rolverde­ling moeten zijn tussen een bedrijf en zijn TMC?
“Het bedrijf houdt zich bezig met het strategische plan, de zakenreisagent zorgt voor de invulling daarvan. Een grote rol voor een TMC betekent ook dat de agent proactief moet zijn. Als wij een business review doen, verwacht ik dat de agent meedenkt en ons informeert over recente ontwikkelingen. Dat hij bijvoorbeeld zegt: ‘dit zien wij in de markt gebeuren, wellicht is dat iets voor jullie’. Of: ‘vergeleken met andere bedrijven doen jullie dit niet zo goed, misschien kunnen we iets anders proberen’. De agent moet niet alleen het programma uitvoeren, maar ons ook uitdagen om onze performance te ver­beteren. De afgelopen jaren heb ik dat helaas te weinig ervaren. Ook bij hotels is de houding veelal passief. Het verhaal is meestal: dit is mijn product en mijn product is geweldig. Er zijn maar weinig leveranciers die zich in jou als klant verdiepen en vragen wat jouw wensen zijn.”

Hoe is het organiseren van zakenreizen bij Lumileds geregeld?
“Sinds juli 2017 is Lumileds verkocht en volledig op eigen benen gaan staan. Wij zijn nu volop bezig om een eigen reisprogram­ma op te bouwen. Sinds begin dit jaar hebben we een nieuwe reisagent wereldwijd. Een hotelprogramma en een creditcardprogramma zijn in ontwikkeling. Ik houd me daar fulltime mee bezig. Ik heb assis­tentie van drie collega’s – uit de regio’s APAC, EMEA en Noord- en Zuid-Amerika – maar zij doen travel erbij. Net zoals ik vallen zij onder de afdeling Inkoop. Zij zijn als het ware escalatiepunten – als er iets in de regio gebeurt, kan ik een beroep op ze doen.”

Hoe ziet u de relatie met de zakenreisagent en andere leveranciers?
“Ik zie het als de verantwoor­delijkheid van de opdrachtgever om aan supplier management te doen. Want je moet je relaties met leveranciers goed managen. Je kunt niet zeggen: we hebben een reisbureau geselecteerd en vervolgens regelt het zichzelf wel. Als er dingen niet goed gaan, moet je samen kijken hoe dat komt. Dan moet je een leverancier ook de kans geven om die punten te verbeteren. Het is goed om met elkaar uit te zoeken waar iets fout is gegaan, in plaats van meteen op zoek te gaan naar een andere leverancier. Als je uit boosheid of ongenoegen gaat wisselen van leverancier – met alle financiële kosten van dien – loop je vervolgens geheid tegen andere problemen aan. Daarom vind ik het belangrijk om regelmatig met de agent om de tafel te gaan zitten. Op basis van een businessplan bespreken we dan mogelijke verbeterpunten en wat we op de middellange en lange termijn kunnen gaan verbeteren.”

Hoe heeft Lumileds de travel management company (TMC) geselecteerd?
“Criteria neerzetten, met een team bepalen wat belangrijk is en dan op basis van een Request for Proposal (RFP) kijken wat eruit komt. Voor een objectieve beoordeling ben ik groot voorstander van een scoring document aan de hand van AQSCI. Dat staat voor Assurance of Supply, Quality, Service, Cost en Innovation. Assurance of supply geeft de zekerheid dat bijvoorbeeld een agent in ieder land service kan verlenen en daar ook voldoende mensen voor heeft. Quality, Service en Cost spreken voor zich. En Innovation gaat over de creatieve inbreng van de leverancier. Afhankelijk van wat jij als bedrijf belangrijk vindt, geef je aan elk aspect een score. Dan kom je tot een vrij objectieve beoordeling. Natuurlijk vinden wij het kostenaspect belangrijk, maar er zijn méér elementen die van belang zijn. Daarnaast heb ik erop aangedrongen om bij de partijen die overbleven na de eerste ronde ook een site-inspectie te doen, om een gevoel te krijgen van de werkomgeving en of de medewerkers zich daar in thuis voelen.”

Hoe houd je als travel manager de controle op het zakenreis­programma?
“Data zijn key. Dit wordt nog steeds door veel mensen onder­gewaardeerd, terwijl je er een schat aan informatie uit kunt halen. Bij Lumileds is het al zo dat data van de TMC gekoppeld zijn aan gegevens van Personeelszaken en Finance. Als iemand uit dienst gaat of intern een andere functie krijgt, worden de profielen bij de agent automatisch bijgewerkt. De volgende stap is dat de online booking tool, het onkosten­declaratiesysteem en de creditcard-gegevens aan elkaar worden gekoppeld. Ik hoop dat dit deze maand zijn beslag krijgt. Dan kan ik analyses maken van de uitgaven per land, per functie, per afdeling en per leverancier. Ik kan dan zien wat er is geboekt via het reisbureau en wat buiten het reisprogramma om is geboekt en gedeclareerd.

Ook stappen we zo veel mogelijk af van de zogeheten lodge kaart, waarbij vluchten en overnach­­tingen door de reisagent centraal worden gefactureerd. Waar mogelijk zullen alle reizen worden geboekt op de individuele creditcards van werknemers. Zij hoeven die uitgaven niet voor te schieten, het gaat om individually billed, corporate paid. Voordeel is dat alle kosten direct worden toegekend aan een afdeling of een project. Hierdoor hoef je intern niets meer door te belasten en krijg je ook een grotere awareness – managers zien precies wat een zakenreis heeft gekost. Als travel manager wil ik graag overzicht en controle; om te zien waar ik kan aansturen en hoe ik het programma kan verbeteren. Ik wil reizigers helpen om een beter product te krijgen dan ze nu boeken. Maar ik wil er vooral ook voor zorgen dat de keuzes die zij maken safe & secure zijn.”

Heeft de functie van travel manager toekomst?
“Ik vind van wel. Operationele taken moet je als bedrijf niet willen doen, laat dat lekker aan de expertise van een reisbureau over, dat is hun kernactiviteit. Maar bij een bepaald reisvolume wil je de strategie over de travel spend in huis hebben. Zakenreizen zijn een van de grootste beheersbare kostenposten van een bedrijf. Dan wil je zelf de touwtjes in handen hebben en niet afhankelijk zijn van de belangen van een leverancier. Je wilt inzicht in de kosten en daarop sturen als het noodzakelijk is. Om zo’n functie buiten de deur te zetten, is in mijn ogen penny wise, pound foolish.”

Dit is een samenvatting van het artikel ‘Houd strategisch travel management in huis’ dat is verschenen in Zakenreis #505. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 32 euro per jaar.

Manuschka
Door: Manuschka | manuschka[at]zakenreis.nl
Manuschka Hundepool is hoofdredacteur en uitgever van Zakenreis.

Blijf op de hoogte, abonneer u op de Zakenreis.nl nieuwsbrief!

artikelen
Reis om de wereld in 44 uur

Reis om de wereld in 44 uur

17/09/2018

Ook zakenreizigers maken gebruik van de Round the World Tickets
 die de drie luchtvaartallianties aanbieden. Hoe vermoeiend of 
(on-)aangenaam is het om in korte tijd en door verschillende tijdzones over…

Sneller en slimmer vliegen

Sneller en slimmer vliegen

01/08/2018

Met een serie maatregelen die thuis al beginnen, kan in Europa gemiddeld 63 minuten van de reistijd worden afgeschaafd. Dat is het resultaat van een trits onderzoeken van het Europese…