De Rijksoverheid geeft op jaarbasis zo’n 85 miljoen euro uit aan internationale reizen. Je zou dan ook verwachten dat zakenreisagenten in de rij staan om zo’n grote en prestigieuze klant binnen te halen. Het tegendeel is het geval: bij de afgelopen twee aanbestedingen was er slechts één inschrijving.

In april 2018 schreef de Rijksoverheid een Europese aanbesteding uit voor ‘internationale reizen voor de Staat der Nederlanden’. De aanbesteding was opgedeeld in vier zogeheten percelen: 3W (Werken voor Nederland, WereldWijd), die de dienst- en verlofreizen regelt voor negen ministeries (reisomzet 30 miljoen euro); het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV, 20 miljoen euro); het ministerie van Defensie (30 miljoen euro); en politie en AIVD (5 miljoen euro).

Medio september werd bekend dat het volledige pakket was gegund aan VCK Travel, tevens de enige travel management company (TMC) die had ingeschreven op alle vier percelen. Maurice Boiloie, Categoriemanager Vervoer, en André Nijdam, contractmanager internationale reizen, geven een toelichting.

Vanwaar het gebrek aan belangstelling van TMC’s?
Nijdam: “Dat is ons ook niet geheel duidelijk. Lag de lat voor wat betreft transparantie of bescherming persoonsgegevens te hoog? Was de bandbreedte van de transactievergoeding te laag? Was de bestuurdersaansprakelijkheid een obstakel? In onze optiek stellen wij geen onrealistische eisen en betalen wij een redelijke vergoeding voor de gevraagde dienstverlening.”

In eerste instantie was het niet mogelijk dat één TMC alle vier de percelen zou krijgen.
Boiloie: “In de eerste aanbesteding stelden wij als restrictie dat de percelen van 3W en Defensie vanwege hun omvang niet aan een en dezelfde dienstverlener zouden worden gegund. We wilden bij voorkeur niet afhankelijk zijn van één grote marktpartij. Maar VCK Travel had als enige TMC ingeschreven, en wel voor 3W. Dat betekende dat de overige percelen geen inschrijvers hadden. Om te voor­komen dat deze partijen met lege handen kwamen te staan, schreven wij vervolgens een nieuwe aanbesteding uit. Daarnaast besloten wij de maximale bandbreedte van de transactie fee te verhogen.”

Waarom is in de tweede aanbesteding de transactie fee verhoogd?
Boiloie: “Tijdens de aanbesteding lieten een paar TMC’s ons weten niet in te zullen schrijven omdat zij de prijs te laag vonden voor de verlangde dienstverlening. Wij waren het hier mee eens en verhoogden de maximale bandbreedte van de transactie fee vervolgens van 25 euro tot 40 euro.”

Had de Rijksoverheid niet van tevoren kunnen bedenken dat een transactie fee van 25 euro voor offline boekingen te laag is?
Nijdam: “Eigenlijk niet. Het is moeilijk voor ons om in te schatten welke tarieven marktconform zijn. Vergeet niet dat wij in voorgaande jaren bij aanbestedingen voor full service dienstverlening biedingen ontvingen met transactie fees van tussen de 10 en 20 euro en zo’n tien jaar geleden zelfs van 0,01 eurocent. Partijen hebben ons toentertijd voorgehouden dat deze tarieven reëel waren.”
Boiloie: “Tijdens de verschillende consultatierondes was er voldoende ruimte voor partijen om te onderbouwen waarom de door ons geboden vergoeding niet redelijk was voor de gewenste dienstverlening. Van dat recht maakten zij maar heel beperkt gebruik. Evengoed hebben wij geluisterd en een tweede aanbesteding voor JenV, Defensie en politie en AIVD uitgeschreven, met een hogere fee.”

Waarom is de Rijksoverheid in het verleden wél ingegaan op zo’n lage fee?
Nijdam: “Toen wij toentertijd biedingen kregen van minder dan 10 euro hebben wij ons oprecht afgevraagd: wat gebeurt hier? Wij hebben de aanbesteding van JenV toen stopgezet, want als vragende partij heb je ook een onderzoeksplicht als je twijfelt aan de betrouwbaarheid van de offertes. Partijen gaven daar vervolgens een toelichting op en tekenden verklaringen. Dan kun je niet
anders dan daarin meegaan. Maar wat er toen is gebeurd, was wel een eyeopener en aan­leiding om onze inkoopstrategie te herijken.”

Waarom is het voor de Rijksoverheid zo belangrijk dat het verdienmodel van de TMC transparant is?
Boiloie: “Daar kunnen wij heel kort over zijn: het gaat om de besteding van gemeenschapsgeld en daar moeten wij te allen tijde verantwoording over kunnen afleggen. Het moet aantoonbaar zijn dat de TMC telkens de beste optie voor de reiziger en de Rijksoverheid aanbiedt.”

Een van de voorwaarden in de aanbesteding was dat de TMC leveranciersverklaringen moet overleggen. Het lijkt alsof er veel wantrouwen bestaat.
Nijdam: “Ik denk dat de industrie dit wantrouwen over zichzelf heeft afgeroepen, door onrealistisch lage offertes in te sturen. Wij willen inzicht in wat de agent aan ons verdient. Dus niet alleen wat wij aan ‘de voorkant’ betalen: de transactie fee en vergoedingen voor consultancydiensten. Wij willen ook weten wat leveranciers op basis van de reisvolumes van de Staat aan kickbacks, overrides, SLA’s (Service Level Agreement, inspanningsvergoeding – red.) en eventuele commissies aan ‘de achterkant’ naar de agent laten terugvloeien.”
Boiloie: “Het doel is niet om onze partners uit te kleden, we willen gewoon weten waar we voor betalen en dat moet aan ‘de voorkant’ controleerbaar zijn. Wij willen dat onze reisagent na aftrek van zijn kosten voor personeel, huisvesting, enzovoort, een eerlijke boterham verdient aan de Staat. Maar als wij geen idee hebben welke geldstromen met leveranciers achter onze rug plaatsvinden, kun je ook niet aan ‘de voorkant’ op een eerlijke manier offertes vergelijken. En als partijen voor een hele lage fee inschrijven op een aanbesteding en deze opdracht wordt hun gegund, dan mag het niet zo zijn dat je vervolgens jaren hoort ‘maar voor zo’n lage prijs kunnen we het niet doen’. Na het tekenen van de offerte willen wij gedurende de looptijd van het contract geen discussie meer over de vergoeding. We willen op een eerlijke manier met onze partners zakendoen en elkaar kunnen vertrouwen.”

Bij de tweede aanbesteding was VCK Travel wederom de enige partij die had ingeschreven. Is dat wel een eerlijke gang van zaken?
Nijdam: “Beide aanbestedingen verliepen geheel volgens de regels van de Aanbestedingswet: transparant, objectief en non-discriminatoir. Daarnaast werkt UBR|HIS – om iedere schijn van partijdigheid te voorkomen – met het vier-ogen-principe: bij elke aanbesteding kijkt een tweede inkoopadviseur mee. Als de procedure zelf op een eerlijke manier verloopt en je hebt een aanbieding, dan is dat een prima uitkomst. Je hebt sowieso niets te kiezen, want je gaat volgens een van tevoren vastgestelde en bekendgemaakte methodologie iemand selecteren. Dat betekent dat als er vier of vijf inschrijvingen waren geweest, VCK Travel waarschijnlijk ook had gewonnen. Deze aanbesteding is een succes omdat wij op de uiteindelijke offerteaanvraag een passende aanbieding ontvingen.”

Momenteel werkt u nog met drie verschillende TMC’s samen. Bent u ontevreden over hun dienstverlening?
Nijdam: “Absoluut niet, de agenten leveren prima werk. Maar dat neemt niet weg dat wij een volgende stap hebben gezet in een samenwerking waarbij transparantie een van de speerpunten is.”

Vroeger had de Staat haar eigen Inter­departementaal Bureau Dienstreizen (IBD), dat later in geprivatiseerde vorm verderging als Government Travel (GT). Vindt u het een slechte zaak dat het IBD in 1999 is verkocht?
Boiloie: “In die tijd hadden we te maken met een krimpende overheid, waarbij kritisch werd gekeken naar ‘wat doen we zelf en wat laten we over aan de markt?’. In lijn met het marktdenken van die tijd was het logisch om dit soort diensten, zoals ook schoonmaak, uit te besteden. Daar zijn wel lessen uit getrokken, schoonmaak is bijvoorbeeld weer in eigen hand genomen.”
Nijdam: “Door de verkoop van het IBD is ook kennis en kunde uit de organisatie verdwenen. Er was geen centrale regie meer op het contract. Operationeel en tactisch management kun je outsourcen, maar je kunt niet alles aan de markt overlaten. Strategisch contractmanagement moet je in eigen hand houden en daar als opdrachtgever de regie over voeren. Ons nadeel was dat we door de outsourcing geen kennis meer over de zakenreisbranche in huis hadden.”

Wat zijn de plannen voor de toekomst?
Boiloie: “Bij de verkenning van ons nieuwe Categorieplan voor Vervoer onderzoeken we hoe we in een periode van vijf tot tien jaar de behoeften van de Rijksoverheid denken in te kunnen vullen. De optie van insourcen, de organisatie van onze internationale reizen weer in eigen hand nemen, zullen wij daar zeker in meenemen. Maar wat we vooral willen, is met de branche in gesprek blijven om obstakels op de lange termijn op te lossen. Anders gaan we van aanbesteding naar aanbesteding, waarbij we telkens tegen dezelfde uitdagingen aanlopen. Als marktpartijen ons inzicht kunnen geven in hoe we dingen beter kunnen doen: graag! Het uitgeven van publieke middelen moeten we op een doelmatige en rechtmatige manier doen. Hoe kunnen we elkaar daarin vinden? Transparantie en wederzijds vertrouwen, dat zijn voor ons de twee kernbegrippen. Daar moet voor TMC’s absoluut een verdienmodel in zitten. Dat is alleen maar gezond, voor de dienstverlenende bedrijven en voor de economie.”

Dit is een samenvatting van het artikel ‘Weinig belangstelling voor aanbesteding overheid’ dat is verschenen in Zakenreis #506. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 32 euro per jaar.