Hoewel Manon Luiting ‘pas’ zes jaar travel manager is van Damen Shipyards Gorinchem, was zij daarvoor ook al bijna 25 jaar betrokken bij de organisatie van zakenreizen voor het scheepsbouwconcern. In 2015 stapte Luiting over naar ‘de andere kant’ en werd de eerste, officiële travel manager van Damen. Een helse klus in tijden van corona. ‘Wat mij het meest stoort zijn de vele verschillende regels in de EU-landen, die ook nog eens continu worden gewijzigd.’

Wat is er bij Damen sinds de coronacrisis met zakelijk reizen gebeurd?
“De eerste twee maanden van 2020 waren nog topmaanden, daarna stortte het in. In het weekend van 13-15 maart 2020 ging bijna de hele wereld ‘op slot’. We zijn vanaf vrijdagmiddag tot zondagnacht non-stop bezig geweest om onze mensen terug te halen. Vanuit de grote steden lukte dat nog wel, maar onze medewerkers zitten ook op afgelegen locaties met beperkte vliegmogelijkheden, bijvoorbeeld in China, Vietnam of het niet-Nederlandse deel van het Caribisch gebied. Dan hadden we ze net op een vlucht geboekt en je draaide je om en de vlucht was geannuleerd, of het land ging op slot. Ook zijn mensen over land teruggekomen of met een charter. Medewerkers die met hun gezin voor langere tijd waren uitgezonden, kozen er soms voor om hun verlof uit te stellen.”

Wordt er nu nog gereisd?
“In 2019 gaven we zo’n 10 miljoen euro uit aan vliegtickets, vorig jaar is dat teruggevallen tot 1,8 miljoen euro. Vergeleken met andere bedrijven is dat nog best aanzienlijk. Na een volledige reisstop van een aantal weken zijn we vorig voorjaar weer gestart met zogeheten business essential reizen. Onder meer naar Roemenië, een van onze topbestemmingen. We hebben daar twee grote werven en onze mensen moesten er naartoe om schepen af te bouwen. Inmiddels zijn al onze scheepswerven weer operationeel, maar het reizen blijft moeizaam. Als mensen naar China gaan, moeten ze drie weken quarantaine incalculeren: eerst twee weken in Shanghai en daarna een week op de eindbestemming. Op bepaalde servicehubs, zoals in Nigeria, of op projectlocaties kiezen collega’s nu voor minder roulaties en ze blijven in de regel langer weg.”

Wanneer beseften jullie dat het ernst was met het virus?
“Begin februari 2020 kregen we al serieuze berichten door van onze collega’s in China, die daar vol in quarantaine moesten. Een van onze medewerkers vertelde dat er maar één persoon boodschappen mocht halen en als hij dan in het gebouw terugkeerde, moest hij eerst alle kleren in de was doen en zich ontsmetten voordat hij naar binnen mocht. Het bizarre was dat als deze mensen terugkeerden naar Nederland ze overal zo door konden lopen. We hebben hierover contact gezocht met de Nederlandse gezondheidsautoriteiten, we wilden dat medewerkers uit China hier werden getest of ook hier in quarantaine gingen. Ik werd nog net niet uitgelachen. ‘Nou mevrouw, dat u zich zorgen maakt over uw collega’s is prima, maar er is helemaal geen noodzaak om mensen te testen of in quarantaine te plaatsen,’ was de reactie. ‘Als er geen symptomen zijn, is er niks aan de hand.’ Dat heeft mij enorm gefrustreerd. Op een gegeven moment hebben we zelf ingesteld dat deze mensen niet direct naar kantoor mochten komen. Inmiddels zijn we ruim een jaar verder en nu pas is de overheid bezig met een quarantaineplicht uit risicogebieden.”

Waar bent u zoal tegenaan gelopen het afgelopen jaar?
“Toen voor reizigers naar Nederland eerst een PCR-test en later ook nog een sneltest verplicht werd, dacht ik net als de hele zakelijke bevolking: hoe gaan we dat in godsnaam regelen? In Kenia bijvoorbeeld, waren er helemaal nog geen testfaciliteiten! En als je op een woensdagmiddag hoort dat de volgende dag iedereen die met het vliegtuig terug naar Nederland komt in het bezit moet zijn van een sneltest van maximaal vier uur oud, wat moet je dan? Het was mijn vrije dag, maar ik ben meteen gaan uitzoeken welke mensen door deze plotselinge maatregel werden gedupeerd. We moesten heel inventief zijn om iedereen weer naar Nederland te krijgen.”

Wat stoort u het meest?
“De vele verschillende regels in de EU-landen, die ook nog eens continu worden gewijzigd. Het is makkelijker om erachter te komen wat de coronaregels in Nigeria zijn dan uit te pluizen waar een zakenreiziger die met de auto naar Duitsland of Frankrijk gaat, op moet letten. De Bundesländer hebben bijna allemaal eigen coronarestricties en hetzelfde geldt voor de Franse departementen. Het is ook de onvoorspelbaarheid van de maatregelen die het zo enorm lastig maken. Opeens wordt er voor de regio rondom Nairobi een complete lockdown afgekondigd; zie dan de medewerkers die zich in een afgelegen locatie in Kenia bevinden maar naar huis te krijgen. Het is ons uiteindelijk gelukt, via Mombassa, Addis Ababa en Brussel. Je moet echt 24/7 de aanpassingen bijhouden en ervoor zorgen dat reizigers beschikken over up-to-date informatie.”

Bent u voorstander van de gezondheids-paspoorten die momenteel worden ontwikkeld?
“Ik vind dat een prima idee, zolang deze op grote schaal worden geaccepteerd, op dezelfde manier als het bekende gele vaccinatieboekje. Ik geloof dat er momenteel wel meer dan tien verschillen gezondheidspaspoorten in ontwikkeling zijn. Als een zakenreiziger naar China gaat, moet hij hetzelfde document kunnen gebruiken als naar Nigeria of Jamaica. IATA is een erkend instituut, sterk in het creëren van standaarden en het weet over­heden mee te krijgen. Nadeel is dat IATA zich vooralsnog alleen richt op luchtvervoer en niet op andere vormen van transport.”

Wat is het beleid van Damen ten aanzien van medewerkers die zich niet willen laten vaccineren?
“Daar wordt nu intern naar gekeken. Je kunt mensen niet dwingen zich te laten vaccineren, dus moet er een beleid komen voor het geval coronarestricties consequenties hebben voor het uitoefenen van de functie.
Dat zijn beslissingen die op directieniveau moeten worden genomen.”

Hoe is de organisatie van zakenreizen bij Damen Shipyards geregeld?
“In totaal boeken 120 à 130 secretaresses en managementassistenten de zakenreizen. Zij doen dat in samenwerking met VCK Travel, onze reisagent voor heel Nederland. Op ons hoofdkantoor in Gorinchem is ook een speciale travel desk met vijf van onze mensen die de reizen voor de serviceafdeling organiseren. De medewerkers van deze divisie zijn verantwoordelijk voor een heel groot deel van onze buitenlandse zakentrips. Ons reisbeleid is sinds corona aangevuld met een protocol dat moet worden gevolgd: de reis moet noodzakelijk, veilig zijn en er moet aan alle reisvoorwaarden worden voldaan, zowel door de reiziger van Damen als de partij die wordt bezocht. De regel is economy class vliegen in Europa en Comfort class op lange vluchten, business class komt slechts sporadisch voor. Divisiedirecteuren hebben de vrijheid om daarvan af te wijken als zij dat noodzakelijk achten.”

Verwacht u dat zakelijk reizen weer op het niveau van pre-corona zal terugkomen?
“Wij hebben gemerkt dat meetings via Zoom en Teams heel efficiënt kunnen zijn, zelfs voor het afsluiten van contracten. Ik schat daarom in dat zakelijk reizen structureel minder wordt, maar hoeveel minder blijft koffiedik kijken.”

Hoe ervaren uw zakenreizigers het als zij nu op stap moeten?
“Wisselend. Nu het weer drukker wordt in de vliegtuigen, krijgen we wel vaker de vraag of het mogelijk is om business class te vliegen, met het oog op de afstand tussen stoelen. Wij hebben artsen gevraagd of het wat betreft corona impact heeft of je in economy of business class reist. De feedback was dat het niets uitmaakt. Anders zou je ook uit voorzorg in aparte bussen vanaf het vliegtuig naar de terminal moeten worden vervoerd. Toen we na de algehele travel stop vorig jaar maart weer begonnen met vliegen, gaven we iedere reiziger een ‘coronasetje’ mee, met twee soorten mondkapjes, ontsmettingsdoekjes, een flesjes met desinfecterende gel en een thermometer. Dat doen we nog steeds, met uitzondering van de thermometer.”

U werkte voorheen voor VCK Travel, nu zit u aan de andere kant van de tafel. Hoe is dat?
“Als accountmanager maakte ik mij er weleens druk over dat ik allerlei ideeën aandroeg en dat klanten er zo weinig mee deden. Nu weet ik dat je een bedrijf pas echt goed leert kennen als je er zelf werkt. Je kunt als leverancier wel mooie, nieuwe producten aanbieden, maar heeft de onderneming daar wel echt behoefte aan en past het bij de bedrijfscultuur? Ik denk dat in de relatie met een travel management company, maar ook met andere leveranciers, het heel belangrijk is dat je open en eerlijk bent. Dat werkt van twee kanten. Als iemand bij ons eerst alles door de agent laat uitzoeken en vervolgens online boekt, vind ik dat de TMC gewoon de full service fee in rekening moet brengen. Aan de andere kant verwacht ik van leveranciers dat ze eerlijk zijn over hun inkomsten en kosten. Ik hoef echt niet alles te weten, een bakker vertelt je ook niet wat hij voor zijn meel betaalt. En ik begrijp dat een ambachtelijk gebakken volkorenbrood duurder is dan een klef casino wit uit de fabriek. Maar als je aan ‘de voorkant’ een hele lage fee in rekening brengt en er vervolgens aan ‘de achterkant’ allerlei andere inkomsten terugvloeien, dan heb je een vertroebeld model.”

U bent sinds 19 maart jl. voorzitter van CORTAS – de Corporate Travel Association.
“Dat klopt. Ik heb het stokje overgenomen van Marga Plukker, die een andere rol heeft gekregen binnen TomTom. Ik ben al zes jaar lid van CORTAS en vind het prettig dat het een buyers only vereniging is, zodat je in vertrouwen over allerlei zaken met elkaar kunt praten. Ons motto is om van elkaar te leren; je haalt én je brengt kennis. Daarnaast nodigen we regelmatig een externe partij uit om ons bij te praten over een relevant onderwerp.”

Is Nederland niet erg klein om twee zakenreisverenigingen te hebben, CORTAS én de NATM?
“Ik sluit niet uit dat we in de toekomst naar samenwerkingsmogelijkheden zullen kijken, ook internationaal. Dat doen we eigenlijk nu al. Op 10 november a.s. organiseren we samen met de NATM en de Belgische travel management-vereniging BATM een Corporate Travel Symposium op BUas, Breda University. In 2019 hebben we samen met de NATM een NDC-debat georganiseerd, dat was een hele leuke sessie. Welke koers CORTAS
in de toekomst vaart, is een beslissing die de leden gezamenlijk moeten nemen.”

En internationaal?
“Na het wegvallen van ACTE heeft CORTAS geen internationale partner meer. Daarnaast blijkt er bij travel management-verenigingen in verschillende Europese landen behoefte om samen op te trekken als het gaat om onderwerpen die ons allen raken. De vrijetijdssector heeft veel media-exposure gekregen tijdens de coronacrisis, maar er is ook een hele grote zakelijke reismarkt. Er zou wat ons betreft binnen Europa veel meer standaardisatie op zakelijk gebied moeten plaatsvinden. CORTAS zit daarom – net als de NATM en BATM – met 13 Europese landen om de tafel om te kijken wat de mogelijkheden zijn voor een Europees platform – onder het motto ‘samen staan we sterker’ (het joint force principe), alsmede de mogelijkheid om ook op internationaal niveau kennis te delen en te netwerken. Het lukt toch ook om visserijquota vast te stellen, waarom dan geen afstemming over regels ten aanzien van testbeleid, gezondheidsverklaringen en quarantainemaatregelen? Door de lappendeken van reisrestricties worden zakenreizen ontmoedigd, maar mensen gaan echt niet voor hun lol tien uur met een mondkapje in het vliegtuig zitten. Internationaal zakendoen gaat nu eenmaal gepaard met reizen. Laten we proberen het niet moeilijker te maken dan het al is.”

Dit is een samenvatting van het artikel ‘Damen Shipyards: EU is lappendeken van reisrestricties’, dat is verschenen in Zakenreis #520. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 32 euro per jaar.

Foto © Damen Shipyards / Zakenreis