Nederlandse bedrijven zijn terughoudend in het plannen van zakenreizen, blijkt uit onderzoek van de zakelijke dienst­verlener Aon. Alleen strikt noodzakelijke trips vinden plaats, zegt Michel Teunisse, senior business development manager. ‘We spreken over reizen die business critical zijn.’ Teunisse verwacht blijvende verande­ringen door de coronapandemie. “Ondernemingen hebben mega geïnvesteerd in alternatieven voor zakenreizen en die blijken ook nog eens heel goed te werken.”

Michel Teunisse (foto links) en zijn collega Arno Rietveld (foto rechts), senior client consultant, werken momenteel vanuit huis. Het gesprek vindt online plaats. Aon (spreek uit: eon) is adviseur op het gebied van risico-, pensioen- en gezondheidsoplossingen. Aon noemt zich ‘expert op het gebied van internationale zakelijke mobiliteit’.

Hoe is de pandemie ‘binnengekomen’  bij Aon?
Teunisse: “Begin 2020 waren we nog een beetje sceptisch over ‘dat virus’ uit China. Maar we hebben het meteen serieus opgepakt, zowel intern als met onze klanten. We zijn in de tweede helft van 2020 begonnen met onderzoek onder onze klanten, wat heeft geresulteerd in ons rapport Internationaal uitzenden van medewerkers.”
Rietveld: “Ik adviseer internationale bedrijven over travel risk management en safety & security voor zakenreizigers. Daarom is het voor ons belangrijk om voortdurend te peilen wat er in de markt speelt. De onderzoeken worden gedaan met een open vraagstelling. Zo krijgen we een goed beeld van hoe de zakenreiswereld er vanuit Nederland bekeken uitziet.”
Teunisse: “De survey is opgesplitst in het deel korte zakenreizen en langere verblijven van expats in het buitenland. We willen weten hoe de situatie bij bedrijven is tijdens de pandemie en wat hun verwachtingen voor daarna zijn. Omdat de situatie zo turbulent en vaak ongrijpbaar is, maken we wekelijks een update en kijken of er nieuwe smaken bij zijn gekomen. Verder houden we maandelijks een online ‘inloopspreekuur’, waar iedereen gebruik van kan maken, klanten en niet-klanten. Wij leven van wat er in de markt speelt. En wat we vorige maand hebben besproken met werkgevers, kan deze maand alweer anders zijn. Eind vorig jaar dacht iedereen: ‘In 2021 gaan we wel weer reizen.’ En kijk waar we nu staan: het is nog altijd niet gebeurd.”

Het aantal zakenreizen van in Neder­land gevestigde corporates daalde in 2020 fors. Geldt dat voor alle sectoren?
Teunisse: “In 2019 stapten zaken­reizigers nog in het vliegtuig alsof het de trein of de bus was. Dat is voorbij. Wie nog wel reizen zijn mensen die bijvoorbeeld werken voor baggeraars, oliemaatschappijen en projectontwikkelaars. Zij moeten overal ter wereld aan de slag en blijven dus ook reizen. Ze werken bijvoor­­­beeld zes weken op, zes weken af, op een schip of op Antarctica. Dat is allemaal gewoon door­gegaan. De enige problemen waar zij mee te maken kregen, waren quarantaines en inreis­-restricties.”
De reizen daarentegen van white collars – mensen die werken voor bijvoorbeeld verzekeraars, banken en pensioenfondsen – liggen nagenoeg stil.
Teunisse: “Die bedrijven hebben al ruim een jaar hun reisbudget niet hoeven aan te spreken en zien er meteen een belangrijke bezuinigingsmaatregel in. Ze zijn ervan overtuigd dat online vergaderen een goed alternatief is. Onze verwachting is dat witteboordenreizen een stuk lager zullen blijven na de pandemie. Grote interne sessies van de corporates – twee dagen in een hotel met conferentiezalen en alles erop en eraan – zie ik ook niet op die schaal terugkomen. Voor Nederland zal dat een grote impact hebben, op Schiphol, in de hotellerie, op taxicentrales: er komen veel minder zakenreizigers.”

In hoeverre heeft corona de instelling van bedrijven veranderd?
Teunisse: “Werkgevers hadden altijd al een zorgplicht voor de eigen medewerkers. Personeel op een verantwoorde manier naar het buitenland sturen, daar gaat het om. Het is een heel ingewikkeld traject dat werkgevers moeten afleggen als zij besluiten om iemand te laten reizen. Het raakt aan alles: immigratie, belastingen, sociale zekerheid, payrolling, medische kwesties. En dit is door de pandemie allemaal nog veel ingewikkelder geworden. Ik had een ondernemer aan de lijn, die zei: ‘Ik móét naar Zwitserland, anders verlies ik een grote klant en valt mijn bedrijf om.’ We noemen dit business critical, de tover­formule van nu. Aon regelt die zakenreizen en zorgt ervoor dat het corona­risico verzeke­rings­­technisch is afgedekt. We zien nu dat hoe langer de lockdown duurt, hoe meer sectoren hun zakenreizen opschuiven naar de status van business critical.”
Rietveld: “Wij bouwen voor bedrijven multi­nationale zakenreisprogramma’s en daar koppelen we ook een multi-compliance verzekering aan. Als er een incident is tijdens de reis, moet iedereen weten welk nummer er moet worden gebeld. Wij kijken verder dan alleen het vliegticket en een hotel. Een zakenreiziger moet goed voorbereid zijn.”

Wie draagt het meeste risico bij een zakenreis in deze tijden?
Rietveld: “Een onderneming kan alles hebben afgedekt en een verzekering hebben afgesloten, mét een coronadekking, maar de werknemer neemt nog altijd het fysieke risico. Zolang er niet breed is gevaccineerd, bestaat er nog te veel onduidelijkheid over de effecten ervan, blijft de menselijke afweging bestaan: wil ik wel reizen voor mijn werkgever, wil ik mijn eigen gezondheid daarvoor in de waagschaal stellen?”
Teunisse: “Ik hoor om mij heen ook regelmatig over mensen met positieve PCR-testen, die dus niet kunnen reizen.”

Wie neemt het finale besluit?
Rietveld: “Het zal een wisselwerking moeten zijn. Bedrijven moeten zich bewust zijn van hun Duty of Care als het gaat om inter­natio­nale mobiliteit en moeten daar zelf een afweging in maken. Op het moment dat ze dat doen, is de communicatie naar de werknemer die op reis gaat van wezenlijk belang. De werknemer moet een wel­overwogen besluit nemen om wel of niet op reis te gaan, vanuit de wetenschap een medische dekking tegen corona te hebben, met de vraag die daaraan is gekoppeld: hoe is de medische zorg in het land waar ik naartoe ga.”

Online heeft ook zijn voordelen …
Rietveld: “Zeker, online is superefficiënt. Nu in de auto stappen om naar een klant te rijden voelt als verloren tijd. Je hoeft nooit meer in de file te staan, nergens meer te wachten. Daar schuilt ook het gevaar: langdurig zitten en niet van je plek komen is ook weer niet goed, mensen veranderen in Zoombies. De thuiswerkplekken zijn meestal niet ingericht op de huidige situatie. Werkgevers faciliteren dit nog niet. Zodra ze dat wel gaan doen, met hulpmiddelen en aandacht voor welzijn en de daarbij behorende diensten, kan het thuiswerken een blijvend succes worden.”

Wat verwacht u van digitale reispassen?
Teunisse: “Ik geloof heel erg in data en technologie. Die gaan een hele grote rol spelen in het weer openen van de business na de pandemie. We zullen met zijn allen vol moeten inzetten op vaccinaties en digitale passen.”
Rietveld: “Ik denk dat er op termijn een Europees digitaal vaccinatiepaspoort zou kunnen komen om de reizigersstromen weer op gang te krijgen; quarantaines en testen kunnen niet voor altijd blijven bestaan.”

Welke reizen komen zeker terug?
Rietveld: “De zakenreizen ten behoeve van de commercie zullen absoluut terugkeren. In die sector geldt: zien, voelen, ruiken, proeven. Zolang we dat niet virtueel kunnen doen, zal de noodzaak van reizen blijven bestaan. Zaken worden juist ook gedaan op momenten buiten een vergadering om: in de pauze, bij de koffieautomaat of elders, als je mekaar even in de ogen kunt kijken. Dat komt allemaal wel terug, dat kan niet online, je wilt elkaars lichaamstaal lezen.”
Teunisse: “Het hangt mede van de cultuur af. In China doe je geen zaken zonder dat je elkaar fysiek ziet. Daarom gaat het binnenlandse verkeer en de handel daar gewoon door. Bij Aon hadden we vóór de pandemie ook seminars en workshops, met alle collega’s uit Europa samen. We kropen bij elkaar, want de mens blijft een sociaal dier. Ik verlang daar ook wel weer naar. Niet altijd meer die Zoom-calls, we willen weer dingen aan de bar uitwisselen, teamspirit, creativiteit en dat komt ooit wel weer een keer terug, maar dan gedoseerd.”

Hoe ziet de zakenreiswereld er na deze crisis uit?
Rietveld: “De belangrijkste take-away van ons onderzoek betreft de maatschappelijke kosten die zijn verbonden aan mobiliteit: de impact op het milieu, de overall wellbeing.”
Teunisse: “Het zal een combinatie van alles zijn. Veel bedrijven hebben fors geïnvesteerd in alternatieven voor de witteboordenbranche en die blijken ook nog eens heel goed te werken. Ik verlang zelf ook terug naar de sessies van Aon in Hamburg en Madrid, waar we met grote groepen collega’s creatief waren, aan teambuilding deden. Veel van die dingen zullen heus wel terugkomen. Maar hoe het nieuwe normaal van de zakenreis er echt uit zal zien, weten we eigenlijk niet. Niemand weet dat op dit moment. Daarom blijven wij voeling met de markt houden en blijven wij in gesprek met onze klanten.”

Dit is een samenvatting van het artikel ‘Business critical als nieuwe norm voor zakenreizen’, dat is verschenen in Zakenreis #520. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 32 euro per jaar.

Foto © Aon