Home / Artikel / Marktconsultatie Rijksoverheid voor selectie zakenreisagent

Marktconsultatie Rijksoverheid voor selectie zakenreisagent

09/10/2017

De Rijksoverheid treft voorbereidingen voor een aanbesteding ‘internationale reizen voor de Staat der Nederlanden’. Het totale volume zal jaarlijks zo’n 75 miljoen zijn. Twee begrippen staan centraal: transparantie en vertrouwen.

 

Dennis Robben (rechts op de foto) geeft leiding aan Categoriemanagement Vervoer, dat zich bezighoudt met alles wat te maken heeft met het vervoer van medewerkers van het Rijk in binnen- en buitenland. André Nijdam (links op de foto) is de contractmanager voor internationale reizen en CO2-compensatie.

Hoe is de inkoop van internationale reizen bij de Rijksoverheid georganiseerd?
Robben: “Ministeries kopen niet alleen voor zichzelf in, maar per productgroep of categorie ook voor elkaar. Achterliggende reden is om meer kennis van de markt te verzamelen, de efficiency te verhogen en de kosten te verlagen. Ten aanzien van de inkoop van inter­nationale reizen kent Categorie­­management Vervoer drie regie­clusters. 3W – dat staat voor WereldWijd Werken – verzorgt de dienstverlening voor negen ministeries. Daarnaast zijn er twee ministeries die elk een eigen cluster vormen: het ministerie van Veiligheid & Justitie (VenJ) en het ministerie van Defensie.”
Nijdam: “De behoeften van V&J en Defensie wijken af van de ministeries die onder 3W vallen. Bij VenJ heb je naast dienstreizen ook te maken met de repatriëring van vreemdelingen en bij Defensie met buitenlandse missies en oefeningen. Dat vraagt om een andere aanpak.”

U bent bezig met een Rijksbrede aan­besteding voor internationaal reizen. Waarom gaat u aanbesteden en waarom nu?
Nijdam: “Wij werken momenteel met drie verschillende travel management companies (TMC’s): VCK Travel voor 3W en BCD Travel voor VenJ en Defensie. Daarnaast maakt VenJ voor de groepsgewijze repatriëring van vreemdelingen gebruik van CWT. Het contract met VCK Travel loopt 1 december 2018 af en de andere overeenkomsten naderen eveneens hun einde. We hebben ruim een jaar voor de aanbesteding uitgetrokken. De procedure zelf zal ongeveer een half jaar duren. Daarvóór hebben we een aantal maanden nodig om onze behoeftestelling scherp te krijgen. Vervolgens zal het tijd kosten om het contract te implementeren.”
Robben: “Wij zijn gebonden aan de aan­­beste­­dings­wet, die gebaseerd is op de Euro­pese aan­­bestedings­­richt­lijnen. Over­heids­opdrachten moeten worden gegund op basis van een transparante proce­dure, waarbij alle aan­bieders gelijke kansen krijgen. Onze travel spend is aanzien­lijk. Daarom zal naar verwachting de aan­beste­­ding worden opge­deeld in meerdere percelen.”

Hoeveel geeft de Rijksoverheid jaarlijks uit aan zakelijk reizen?
Nijdam: “In 2016 was dat 70 miljoen euro voor vliegtickets, hotels, treinreizen en huurauto’s, exclusief buitenlandse posten zoals ambassades. 3W en Defensie nemen elk bijna 30 miljoen voor hun rekening, V&J ruim 10 miljoen. In een jaar dat er veel buitenlandse missies zijn, zoals dit jaar, kan dat bedrag aanzienlijk oplopen.”

Waar bent u tegenaan gelopen met een vorige aanbesteding voor een TMC?
Nijdam: “Het Europese aanbestedings­recht schrijft voor dat een openbare aanbestedingsprocedure mag worden gestaakt als een aanbesteding mislukt, bijvoorbeeld doordat abnormaal lage aanbiedingen worden gedaan. Dit is bij de vorige aanbesteding ook gebeurd, omdat de reisagenten extreem lage transactie­vergoe­dingen boden. Dan mag je vervolgens verder gaan met een onderhandse procedure, met de partijen die zich al hadden ingeschre­ven. Dat hebben we gedaan, en onze zorgen geuit ten aanzien van de aanbiedingen. De aan­bieders gingen daarna met hun vergoe­ding omhoog, op één agent na, die weder­om een vergoeding van 1 eurocent offreerde.”

Toch bent u met deze partij in zee gegaan.
Nijdam: “Als argument werd onder meer aangevoerd dat deze partij als huis­leveran­cier ten opzichte van de concurrentie bepaal­­de kosten niet hoefde te maken. Het is duidelijk dat als een agent inschrijft met een transactie fee van 1 eurocent, wij vraagtekens zetten bij het verdienmodel. Maar het is heel moeilijk voor ons om te achterhalen wat er precies in het proces en ‘aan de achterkant’ gebeurt, omdat wij niet weten of en welke bilaterale afspraken er zijn tussen TMC’s en leveranciers. Uit­­ein­de­lijk is de relatie met onze voor­malige zaken­reisagent uitgemond in een civiele procedure en een strafrechtelijk onderzoek. We zijn er niet op uit een partij te beschadigen. Maar het is wel onze plicht om ervoor te zorgen dat publieke gelden op de juiste manier wor­den aangewend en dat mogelijke onrecht­matigheden aan de kaak worden gesteld.”
Robben: “Wij weten inmiddels dat als agen­ten grote volumes binnenhalen, zij daarmee inkomsten kunnen genereren bij leveranciers. En daar willen wij juist van wegblijven. Wij moeten een objectieve vergelijking kunnen maken van de aanbie­dingen die wij binnenkrijgen. Het gaat niet alleen om de prijs, kwaliteit heeft een behoorlijk gewicht. Maar we moeten wel appels met appels kunnen vergelijken. Daar is de komende aanbesteding op gericht: een gelijk speelveld creëren en ongewenste prijscompetitie met extreem lage transactie fees voorkomen.”

Wat gaan jullie anders doen deze keer?
Nijdam: “Er komt binnenkort een marktconsultatie waar iedereen aan mag deel­nemen. Dat doen we via Tenderned, het publieke platform waarop de Rijksoverheid aanbestedingen bekendmaakt. Wij zullen de markt uitnodigen om hun visie te geven op de aanbesteding en vragen hoe we het geheel beter kunnen inrichten. Het is niet ongebruikelijk om voorafgaand aan een aanbesteding input te vragen van spelers in de branche. Dat hoeft dus geen TMC te zijn. Wellicht komt uit onze marktconsultatie dat wij ons niet moeten richten op een transactie fee, maar op een ander vergoedingsmodel. Wij staan open voor een nieuwe manier van samenwerken, waarbij overigens nog steeds transparantie en vertrouwen centrale begrippen zullen zijn.”

Hebben jullie weleens overwogen om zelf weer met een reisbureau te beginnen?
Robben: “Ja. Gezien de problemen die wij hebben om tot een transparant systeem te komen, hebben wij daar zeker aan gedacht. Vanuit het huidige perspectief van Categoriemanagement Vervoer zou het een logische stap zijn. Maar bestuurlijk gezien is daar op dit moment de tijd niet rijp voor. De tegenargumenten snijden ook hout. In lijn met het programma Compacte Rijksdienst wordt onder meer de bedrijfsvoering steeds meer gebundeld, gestandaardiseerd en gecen­­tra­liseerd. De overheid stelt zichzelf de vraag ‘waar zijn wij van?’ en dat is niet het faciliteren van internationale reizen. Waar we niet van zijn, zetten we weg in de markt. Ik sluit overigens niet uit dat we dit op termijn opnieuw zullen overwegen.”

Verwachten jullie dat er genoeg inschrij­vin­gen binnenkomen op de aanbesteding?
Robben: “We zitten bovenop het proces. Sommige reisagenten zouden dat als lastig kunnen ervaren. Anderzijds biedt het veel ruimte voor TMC’s om de toegevoegde waarde in de praktijk te laten zien als verleng­stuk van de Rijksoverheid als reizende organisatie. We hebben de afgelopen jaren in een aantal gevallen krachtige signalen afgegeven aan de markt dat het voor ons anders moet. Ik kan mij niet indenken dat een marktpartij deze signalen niet oppakt. We vinden nog steeds dat een TMC toegevoegde waarde levert en een prima boterham kan verdienen met dienstverlening aan ons. Alleen willen wij graag de ingrediënten van het deeg zien. Het is op dit moment een bestuurlijke keuze om internationale reizen aan te besteden en niet zelf te doen. Mocht onverwacht niemand zich inschrijven, dan zullen we andere oplossingen bedenken.”

Wat weegt bij de overheid het zwaarst in de samenwerking met een TMC?
Robben: “Transparantie en wederzijds vertrouwen, dat zijn de twee kernbegrippen. Wij willen een goede dienstverlening voor onze reizigers, zodat zij volledig worden ontzorgd. Om die service te leveren, gunnen wij onze agent een goede boterham, geen probleem. Maar het moet wel helder zijn waar de kosten zitten. Het punt is dat het overgrote deel van de uitgaven niet in de transactie fee zit, maar in de kosten van de reizen. Als de TMC goede adviezen geeft en binnen de kaders steeds de beste reis voorstelt, gaan de totale reisuitgaven naar beneden. De voorwaarde is dat het ver­dien­model transparant is. Het moet aan­toonbaar zijn dat de TMC telkens de beste optie voor de reiziger en de Rijksoverheid aanbiedt
en niet wat het beste voor de TMC is.”
Nijdam: “We zoeken een TMC die een verlengstuk is van onze reizende organisatie. Een partner die we voor 100 procent vertrou­wen en met ons meedenkt. Een agent die
veel meer als een adviseur optreedt, signaleert en naast ons staat, niet tegenover ons. Dus niet iemand die pas actie onderneemt als wij aan de bel trekken, of zich beroept op interpretatieverschillen. Als er gedurende de looptijd van de overeenkomst veranderingen zijn in de markt, zoals bijvoorbeeld toeslagen op wijzigingen, dan willen we daar niet door
worden verrast bij de controle van facturen, maar vooraf over worden geïnfor­meerd.”

Hebben jullie dat vertrouwen dan niet in jullie huidige partners?
Robben: “Met onze huidige kennis van de marktdynamieken kan ik onmogelijk zeggen dat er sprake is van ‘blind vertrouwen’. Vanuit de gesprekken met TMC’s denk ik wel dat de intentie van onze huidige contractpartners juist is. Helaas kan ik dat momenteel niet geheel overzien, omdat er ook sprake is van een relatie tussen TMC en leveranciers van reisdiensten, met bijbehorende non-disclosures. Soms staat het vertrouwen dat zij primair onze belangen behartigen onder druk. En het is natuurlijk een feit dat het opbouwen van vertrouwen een langdurig proces is, dat sneller teniet wordt gedaan dan dat het wordt opgebouwd. De nieuwe Europese aanbesteding moet ruimte bieden om hier samen aan te werken.”

Kunt u een voorbeeld geven?
Robben: “Wij merken dat er gedurende de looptijd van een overeenkomst allerlei interpretatieverschillen ontstaan. Dat kan komen door wijzigingen in de markt. Een voorbeeld: als een airline opeens op grote schaal EMD’s (Electronic Miscellaneous Document – red.) in rekening gaat brengen voor wijzigingen en daar 15 euro per keer voor vraagt, dan vinden wij dat op z’n minst opmerkelijk. Wijzigingen gebeurden in het verleden toch ook? Wordt dit opeens apart opgevoerd omdat het nu een naam heeft? Van onze reisagent verwachten wij dat zij ons dergelijke zaken aan de voorkant melden.”

Wat is het grootste verschil met de vorige aanbesteding van een zakenreisagent?
Robben: “Voorheen werd een keer per vier à zes jaar ergens een inkoopadviseur vandaan gehaald en dan gingen we aanbesteden. Dat maakte dat diepgaande en actuele kennis van de markt in een aanbestedingstraject niet aanwezig was. Zeven jaar geleden zijn we echter begonnen met Categoriemanagement en zijn wij ons gaan verdiepen in het markt­model. Er is veel ervaring opgedaan en kennis geborgd, zodat we nu op een andere manier de markt op kunnen. Categoriemanagement is bedoeld voor de ministeries. Maar andere overheidsinstanties komen steeds vaker bij ons ‘buurten’. Zij zien dat onze categorie veel weet over de dynamiek in de reisbranche en willen daar hun voordeel mee doen.”
Nijdam: “Wij blijven hameren op het belang van transparantie. Hopelijk brengt de marktconsultatie uitkomst hoe we ook in de zaken­reis­branche mogelijke belangen­verstrengeling kunnen uitsluiten.”

Dit is een samenvatting van het artikel ‘Overheid vraagt markt om hulp bij selectie zakenreisagent’ dat is verschenen in Zakenreis #497. Het hele artikel lezen? Neem een abonnement op Zakenreis Magazine. Ontvang hét vakblad voor de Nederlandse zakenreisindustrie voor maar 35 euro per jaar (tien uitgaven).

Manuschka
Door: Manuschka | manuschka[at]zakenreis.nl
Manuschka Hundepool is hoofdredacteur en uitgever van Zakenreis.

Blijf op de hoogte, abonneer u op de Zakenreis.nl nieuwsbrief!

artikelen
Roadmap: Reisgeluk als missie

Roadmap: Reisgeluk als missie

18/09/2017

Roadmap is een start-up die een app levert als wegwijzer voor personeel op zakenreis. Het bedrijf uit Delft rekent big corporates tot zijn klanten, waaronder Microsoft en Philips. Maar Roadmap…